Digamos que usted es gerente de una empresa y supervisa a varios empleados. Usted quiere que los empleados entiendan sus deberes laborales porque debe evaluar su desempeño laboral anualmente. Usted decide que les ayudaría si pudieran ver las responsabilidades del trabajo en un diagrama de flujo. A menudo es más fácil entender un proceso si se puede ver en una imagen o un diagrama, así como en una narrativa.
Obtenga el software de diagrama de flujo o, si prefiere hacerlo a mano, obtenga una plantilla de diagrama de flujo con todos los símbolos del diagrama de flujo. Estudie los símbolos para entender qué representan y así los usará correctamente al crear el diagrama de flujo. Una vez que entiendas los símbolos del diagrama de flujo, crearlos será fácil.
Escriba en orden cronológico los pasos de cada trabajo para cada persona que supervise en hojas de papel separadas. Haga que cada empleado revise los pasos que ha enumerado y le informe de los pasos que pudo haber omitido para que pueda agregarlos a la lista e incluirlos en el diagrama de flujo.
Usando el software de diagrama de flujo o la plantilla, cree un diagrama de flujo para cada trabajo que supervise. Incorpore cada paso en el diagrama de flujo para cada trabajo que describió en el paso dos. Simplemente dibuje el símbolo aplicable para cada paso del trabajo en el orden correcto y en el área correcta donde se realiza el paso.
Proporcione el primer borrador del diagrama de flujo al empleado que cumpla con esos deberes y solicite sus comentarios sobre el diagrama de flujo. Pídales que identifiquen los pasos que pudo haber omitido o los que pueda haber en la secuencia incorrecta.
Rehaga los diagramas de flujo teniendo en cuenta los comentarios al implementar cualquier cambio en el diagrama de flujo que se considere necesario. Si no está de acuerdo con el empleado en algún comentario o cambio en el diagrama de flujo, hable con el empleado y explique por qué no está de acuerdo y le da la oportunidad de responder. Es posible que sepan algo que usted no tiene o que tengan una visión o perspectiva sobre el trabajo que no saben y una vez que entiendan su punto de vista, pueden estar de acuerdo con su cambio.
Dé a los empleados una copia del diagrama de flujo terminado para su trabajo. También para aquellos trabajos que forman parte de un proceso, es posible que desee compartir los otros diagramas de flujo con todos los empleados involucrados en ese proceso para que entiendan todo el proceso. Esto facilitará la capacitación cruzada y permitirá a los empleados saber que forman parte de un proceso más importante que es crítico para el negocio.
Coloque una copia de los diagramas de flujo en una carpeta de anillas para futuras referencias y para fines de capacitación.
