Planear un evento requiere mucho trabajo. Para cada individuo o compañía cuyos servicios contrate, necesitará un contrato para protegerlo de una sobrecarga o un atasco sin esos servicios el día del evento. Use un lenguaje sencillo y conciso cuando escriba un contrato de evento para que no haya lugar para interpretaciones erróneas de ninguna de las partes.
Recopile toda la información que necesita incluir en el contrato en un documento para su referencia. Esto incluye los nombres y la información de contacto de usted y la compañía o la persona, incluida la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, la fecha del evento, la hora en que requiere que los trabajadores se presenten y la hora en que comienza el evento y se espera que fin. Escriba una lista de cualquier equipo relevante que proporcionará y lo que espera que traiga el trabajador contratado. Por ejemplo, si está contratando a un DJ, deje en claro si puede suministrar altavoces, pero el DJ es responsable de los cables.
Cree un formulario con secciones para la información de contacto, las fechas y los horarios indicados, así como las expectativas en su lista. Para un contrato ya formateado, Microsoft Office ofrece varias plantillas gratuitas para elegir.
Escriba un acuerdo de pago indicando su nombre como pagador, el nombre del trabajador contratado (o el nombre de la empresa) como el destinatario, el salario por hora o general y cualquier tarifa adicional que sea susceptible de ser agregada o eliminada (Especifique específicamente por qué esto puede suceder, si es aplicable.). Incluya el método de pago (cheque, efectivo, PayPal) y cuándo se emitirá el pago. Si el pago se emitirá el día del evento, indique si será antes o después de que se completen los servicios.
Escriba una sección específicamente para reembolsos y cancelaciones e indique explícitamente cuáles son sus motivos para no emitir el pago. Incluir una ventana de tiempo para permitir cancelaciones. Por ejemplo: "La compañía puede cancelar hasta 48 horas antes del evento, o se les cobrará una tarifa". Indique cuáles serán las tarifas, también.
Escriba una sección para cualquier otro elemento negociable específico para su evento y cómo se pueden resolver. Por ejemplo, si el evento es al aire libre, incluya un plan de "día lluvioso" o indique si cancelará el evento, cómo notificará al trabajador contratado y qué compensación (si la hubiera) podría recibir.
Cree una sección con su nombre y los nombres completos de los trabajadores contratados, escritos, con una línea hasta la fecha y firme. Copie el contrato de evento firmado para el trabajador y guarde una copia adicional para sus registros.
