Sí, aprendiste a hacer esto en la escuela primaria, ¿o no? En el mundo real, hay prefijos a los nombres a considerar, números en los nombres de compañías y otras compañías conocidas solo por las siglas de sus nombres anteriores. De repente, archivar alfabéticamente se vuelve un poco más complicado. Para no "perder" un archivo que está en algún lugar, pero no donde usted pensó por primera vez, necesita un sistema. Si comparte estos archivos con otros, el sistema debe ser sencillo y fácil de comunicar. La presentación se realiza por unidades. La primera unidad suele ser el apellido de una persona. Si dos personas comparten el mismo apellido, avanzas a la segunda unidad, que es su nombre. Si comparten ambos, avanzas a la tercera unidad, como un segundo nombre o una inicial.
Transponga los nombres de las personas cuando realice la presentación utilizando el siguiente sistema: apellido, nombre o inicial, segundo nombre o inicial. Por ejemplo, John Q. Public se archivaría como "Público, John Q."
Agregue prefijos a los apellidos al apellido para formar una palabra y archivo en orden alfabético. Por ejemplo, John Q. De Public se archivaría como "DePublic, John Q."
Presente un nombre confuso como está escrito cuando no puede distinguir el nombre o el apellido. Por ejemplo, Jon Q. John se archivaría como "John, Jon Q."
Combine los apellidos con guiones y compuestos para formar una unidad y archivar adecuadamente. Por ejemplo, John Q. Doe-Public se archivaría como "Doe-Public, John Q."
Títulos de archivos que son parte intrínseca de un nombre y en ausencia de un apellido como primera unidad. Por ejemplo, Saint John Q. se archivaría como "Saint, John Q."
Archivo de nombres completos con títulos con el título como la última unidad. Por lo tanto, el Padre John Q. Public se archivaría como "Público, John Q., Padre".
Archivo de otros títulos y apéndices de nombre como Sr., Jr., Mrs., o Ph.D. como la ultima unidad. Por ejemplo, John Q. Public, Jr. se archivaría como "Público, John Q. Jr."
Los nombres de las compañías de archivos que comienzan con un título como está escrito. Por ejemplo, "Dr. Pepper Bottling Company "primero debe presentarse como" Doctor ", luego por" Pepper ", etc.
Archiva todas las abreviaturas en los nombres como si estuvieran escritas. Los ejemplos incluyen "Saint" para St., "Fort" para Ft. y "Fabricación" para Mfg.
Registre un negocio como está escrito, con dos excepciones: si el nombre es el de una persona, primero el archivo por apellido, o si el nombre de la compañía es tan conocido que seguir la regla causaría confusión. Por lo tanto, la Compañía Pública John Q. se archivaría como "Empresa Pública John Q." Sin embargo, Marshall Fields Company se archivaría como "Marshall, Fields, Company".
Presente un nombre comercial compuesto por dos o más apellidos tal como está escrito, y cada nombre se considera una unidad discreta. Así, el negocio "Public, Doe & Jones" se archivaría como "Public", luego como "Doe", y finalmente como "Jones".
Archivo de un nombre de la empresa formado al principio por letras, con cada letra como una unidad diferente. Por ejemplo, "WOW Fun" se archivaría en el orden "W", luego "O" y luego "W." "Fun" sería la última unidad.
Archivo cualquier compañía con apóstrofes posesivos o plurales como si estuvieran ausentes. Por ejemplo, "Club de hombres" se archivaría como "Hombres" y luego "Club".
Haga caso omiso de los artículos, las conjunciones y las preposiciones al presentar, a menos que el artículo, la conjunción o la preposición sean una parte intrínseca del nombre. Por ejemplo, el final de un largo día se archivaría como "Fin", "Largo" y Día. "Sin embargo, los Cardenales de Stanford se archivarían como" El "," Stanford "y, por último," Cardenales ". Otra excepción es Cuando las preposiciones comienzan un nombre, la canción "Under the Boardwalk" se archivaría primero en "Under", luego en "Boardwalk".
Registre los nombres numéricos como si estuvieran escritos y dé a los números de más de dos dígitos su valor numérico adecuado. Por ejemplo, "El Club 900" se archivaría primero bajo "Nueve", luego bajo "Cien" y finalmente bajo "Club".
Consejos
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Si la ubicación de un archivo es algo confusa, como en la situación de los dos primeros nombres, asigne un archivo ficticio o una hoja de papel de color con referencias cruzadas a la otra opción.
Advertencia
A menos que desee pasar aproximadamente una hora buscando un archivo mal archivado, vuelva a archivar sus archivos correctamente. Cualquier sistema de archivo es inútil si no se usa consistentemente.
