Cuando manejas una pequeña empresa, a menudo tienes la tarea de hacerlo todo. Desde las finanzas hasta los recursos humanos y el marketing, es probable que uses muchos sombreros. Esto puede ser desafiante cuando no tienes experiencia específica en estas áreas. Afortunadamente, muchas tareas financieras pueden ser autodidactas con la ayuda de recursos que se encuentran en línea oa través de los consejos locales de pequeñas empresas. Una de las tareas más esenciales es establecer un presupuesto y determinar costos fijos discrecionales y comprometidos.
Presupuestos y planes de negocios
El presupuesto es un aspecto crítico de dirigir una pequeña empresa. Para calificar para un préstamo u obtener la aprobación de una junta directiva, es probable que necesite un presupuesto y un plan de negocios. El plan sirve como la hoja de ruta financiera para su compañía en los próximos años. Incluso si trabaja por cuenta propia como propietario único, diseñe un plan de negocios para tener una buena idea de dónde irá su dinero en el futuro. También puede necesitar un plan de negocios si solicita ciertas designaciones legales de negocios, como una corporación que requiere una junta de directores o con fines de seguro.
La mayoría de los planes de negocios contienen costos que usted puede controlar y costos que usted no puede controlar. Estos gastos se conocen como costos fijos discrecionales y costos fijos comprometidos, respectivamente. En muchos sentidos, estos son similares a los deseos y necesidades con los que puede estar familiarizado en su propio presupuesto personal. Sin embargo, ambos se consideran fijos hasta cierto punto, mientras que sus necesidades personales, como ir al cine, son mucho más flexibles. Una buena idea de qué elementos del presupuesto de su empresa son fijos y cuáles pueden modificarse ayudará a determinar la rentabilidad de su plan de negocios.
¿Qué son los costos fijos discrecionales?
Un costo fijo discrecional es uno que es un gasto requerido solo por un período específico de tiempo o un activo que ocasionalmente es un gasto innecesario, pero es una necesidad en otros momentos. En la mayoría de los casos, los costos fijos discrecionales se pueden eliminar o reducir más fácilmente que los costos fijos comprometidos. Además, tienen menos impacto en la rentabilidad de una empresa si se reducen o reducen.
Los costos que entran en esta categoría no son los que pueden eliminarse permanentemente. En su lugar, generalmente son gastos que se reducen temporalmente o se reservan para ayudar con el resultado final a corto plazo. Sin embargo, con el tiempo, la eliminación de los costos fijos discrecionales puede perjudicar a su empresa de diversas maneras, desde la reducción de la exposición de la marca hasta los empleados con poca capacitación hasta la reducción de los resultados de investigación y desarrollo. Su empresa siempre debe dejar espacio en el presupuesto para gastos fijos discrecionales por este motivo.
¿Qué son los costos fijos comprometidos?
Los costos fijos comprometidos son aquellos gastos que simplemente no puede eliminar de su presupuesto. Son gastos que son necesarios, ya que necesita los bienes o servicios que estos costos soportan para administrar el negocio. Por ejemplo, una empresa que produce camisetas necesita una fábrica y un tejido antes de que pueda comenzar a producir cualquier camiseta. Una empresa que proporciona cualquier tipo de servicio generalmente necesita una oficina para permitir reuniones de clientes y un lugar para que los empleados trabajen.
El período de compromiso para los costos fijos comprometidos tiende a ser mucho más largo que para los gastos discrecionales. Por ejemplo, lo más probable es que el contrato de arrendamiento en su edificio de oficinas sea válido por varios años. Una decisión de rescindir acuerdos de esta naturaleza a menudo conduce a la pérdida de ingresos debido a sanciones. Es frecuente que incluso si quisiera eliminar los gastos en esta categoría, podría no ser financieramente factible hacerlo.
Además, la naturaleza misma de su negocio probablemente dificultará la modificación de sus costos fijos comprometidos una vez que se establezcan. Si produce bienes o presta servicios en una ubicación determinada, normalmente no puede simplemente cerrar la tienda y mudarse sin sufrir una pérdida financiera significativa. Un restaurante, por ejemplo, debe estar ubicado en una instalación con una cocina comercial y un espacio de comedor para poder operar legalmente. La reubicación requeriría que una empresa se detuviera y luego se reiniciara una vez que se encontrara una nueva instalación.
Debido a las dificultades involucradas en cambiar cualquier aspecto de los costos fijos comprometidos, es mejor considerar estas decisiones cuidadosamente. La consulta con abogados, asesores financieros, juntas de directores y cámaras de comercio del área es sabia antes de hacer compromisos a largo plazo.
Ejemplo de costo fijo discrecional
Dado que los costos fijos discrecionales se definen como aquellos que fluctúan durante largos períodos de tiempo, pueden variar ampliamente según el tipo de negocio que usted opera. Algunos tipos comunes de gastos que se incluyen en esta categoría incluyen campañas publicitarias, capacitación del personal, relaciones con inversionistas, relaciones públicas e investigación, control de calidad, mantenimiento y esfuerzos de desarrollo empresarial. Otros ejemplos de costos fijos comprometidos incluyen tarifas de mantenimiento de sitios web, costos de seguros, pagos de préstamos comerciales o pagos a plazos de cualquier tipo de activos comerciales.
Como puede imaginar, recortar en el corto plazo las campañas publicitarias podría tener muy poco impacto en sus márgenes de ganancia. Sin embargo, si tuviera que recortar completamente su presupuesto publicitario, es probable que su empresa vea márgenes reducidos con el tiempo. Del mismo modo, la reducción temporal de los fondos destinados al control de calidad podría ser una buena opción por un período de tiempo más corto. Sin embargo, en un plan financiero a más largo plazo, la eliminación de cualquier proceso de control de calidad probablemente tenga un efecto perjudicial en la reputación de su empresa y, en última instancia, en las ganancias.
Ejemplo de costo fijo comprometido
Dado que los costos fijos comprometidos son aquellos que no se pueden eliminar de la cuenta de resultados de la empresa, a menudo son artículos de mayor costo. Estos pueden incluir el arrendamiento de espacio de oficina, la compra de una máquina requerida para la operación de su negocio o pagos de servicios públicos. Todos estos gastos son necesarios para la función continua de las operaciones y, por lo tanto, no pueden eliminarse. En la mayoría de los casos, tampoco es posible reducir estos costos de manera significativa.
Al considerar los costos fijos, es importante incluir cualquier tarifa o cargo adicional que finalmente se obtendrá como resultado de su compra inicial. Por ejemplo, si compra un edificio de oficinas por $ 100,000, pero tiene que pagar una tarifa de mantenimiento mensual de $ 250 al parque ejecutivo, también debe incluir este último gasto como parte del presupuesto comprometido de costo fijo. De manera similar, si su restaurante se abre en una nueva ubicación, el seguro de responsabilidad comercial que necesitará para esa tienda física debe asumirse como un costo fijo. Todos los gastos asociados que podrían surgir como resultado de un costo fijo deben tomarse en consideración.
¿Cuál es la diferencia entre el costo fijo comprometido y el costo hundido?
Aunque existen algunas similitudes entre los costos fijos comprometidos y los costos irrecuperables, los términos no son intercambiables. (Tenga en cuenta que un costo irrecuperable también se puede denominar como un costo fijo). Si bien un costo fijo comprometido es uno que no se puede eliminar de su presupuesto y le permite administrar su negocio, un costo irrecuperable es uno que no se puede pagar. Recuperado de cualquier manera una vez que se paga.
Un ejemplo de un costo irrecuperable es una campaña publicitaria para un nuevo servicio. Digamos, por ejemplo, que el liderazgo de su compañía pensó que una oferta propuesta era inmensa y que se asignaron $ 50,000 a publicidad dirigida a clientes específicos. Sin embargo, una vez que se completó la campaña, no hubo movimiento de clientes nuevos o actuales para adoptar el servicio. El equipo de ventas no pudo convencer a los clientes para que se registraran y, por lo tanto, el servicio se eliminó de la lista de ofertas. Debido a su lanzamiento fallido, los $ 50,000 gastados en publicidad se considerarían un costo irrecuperable. El dinero en este ejemplo se había gastado y no se pudo recuperar.
En contraste, un costo fijo comprometido sería si usted hubiera propuesto el mismo servicio nuevo y muchos clientes estuvieran interesados; El equipo de ventas pudo organizar numerosos contratos firmados basados en el nuevo servicio. Sin embargo, para poder proporcionar los entregables prometidos, se debe comprar una pieza de maquinaria de $ 50,000. En este caso, la máquina se consideraría un costo fijo comprometido, ya que su empresa debe tenerla para continuar haciendo negocios con los que se ha comprometido.
Cómo dar cuenta de los Vs discrecionales Costos fijos comprometidos
Si el software financiero de su empresa le ofrece la oportunidad de distinguir los costos fijos discrecionales y comprometidos, esta es una excelente manera de separar los dos y mantener su presupuesto al día. Si no utiliza un programa con esta capacidad, es posible que pueda configurar una categoría de presupuesto propia que se utilice únicamente para costos discrecionales. Considere el gasto pasado en cada categoría al crear un nuevo presupuesto. Busque áreas donde pueda reducir los costos discrecionales, pero sea realista. Presupueste una cantidad que permita cierto margen de maniobra en el futuro. Nunca presupueste exactamente lo que ha gastado en el pasado, ya que esto puede llevar a reducciones forzadas en gastos discrecionales en el futuro si los fondos necesarios simplemente no están disponibles. Con el tiempo, estos recortes pueden dañar su negocio.
Cuando se trata de costos fijos comprometidos, la presupuestación puede ser un poco más fácil. Ya sabe cuánto dinero gastará en ciertas categorías cada mes porque esa es la naturaleza de tal compromiso financiero. Aún así, incluya un poco de dinero por encima y más allá de los costos fijos como un escenario en caso de caso.
Asegúrese de documentar cada uno de los gastos que tiene, no importa lo pequeño que sea. Esta es la única forma de garantizar la precisión en la futura elaboración de presupuestos y las actualizaciones del plan de negocios. Deberá saber cuánto asignar para los gastos fijos discrecionales y los gastos fijos comprometidos, así que clasifique lo que gasta ahora para un momento más fácil en el futuro. Mantener sus costos fijos comprometidos lo más bajos posible y evitar cualquier costo fijo discrecional innecesario es una forma segura de mantener sus gastos bajos y su presupuesto en marcha.
Vs fijo Costos variables
Al crear un presupuesto o plan de negocios, también es importante considerar los costos fijos en lugar de los costos variables. Los costos variables difieren de los costos fijos discrecionales y comprometidos en que a menudo cambian cada mes. Por ejemplo, si su empresa utiliza publicidad en las redes sociales y paga por clic, es posible que en algunos meses gaste $ 100, mientras que en otros se le cobren más de $ 1,000. Este costo depende totalmente de la efectividad del anuncio y de la cantidad de personas que elijan hacer clic en él.
Algunos costos pueden ser fijos o variables, dependiendo de cómo estructure su negocio. Por ejemplo, la cantidad de dinero que debe en nómina cada mes podría ser un gasto fijo si sus empleados reciben un salario y pagan las mismas cantidades independientemente de cuántas horas trabajen. Sin embargo, si su personal está compuesto por vendedores basados en comisiones o trabajadores por hora, los gastos mensuales de nómina probablemente varíen. En casos como estos, es aconsejable reservar dinero extra para dar cuenta de los flujos y reflujos que puede esperar.
