Escribir cheques de negocios es diferente de escribir cheques personales, ya que se coloca más información en el cheque, generalmente en el talón del cheque, para que tanto usted como el beneficiario sepan exactamente cómo se aplicará el pago. Además, todos sus cheques comerciales se publicarán en sus cuentas para que su efectivo y sus cuentas por pagar se mantengan al día. Sus cheques comerciales pueden venir en forma duplicada o por triplicado, por lo que las copias del cheque se pueden conservar para futuras referencias. Finalmente, los cheques comerciales, a diferencia de los cheques personales, pueden requerir más de una firma. Seguir un sistema establecido para escribir sus cheques comerciales hará que el proceso sea eficiente y le evitará cometer errores.
Tenga lista toda la información que se requiere para escribir sus cheques comerciales. Necesitará el nombre completo de todos los beneficiarios, las direcciones de los beneficiarios, los números y montos de todas las facturas o cuentas a pagar, y los montos totales del cheque. Si está utilizando un programa de contabilidad computarizado para imprimir sus cheques, siga las instrucciones en el manual del usuario del software; probablemente deba seleccionar cada factura o cuenta para el pago, y luego imprimir un informe para la prueba antes de imprimir el cheque.
Alinee sus cheques comerciales en su impresora si está usando una computadora para imprimir sus cheques. De lo contrario, prepárese para escribir sus cheques a mano.
Imprima o escriba toda su información de pago en los talones de sus cheques comerciales. Si está utilizando un programa de contabilidad de computadora, cada talón de cheque se imprimirá automáticamente. Si está escribiendo sus cheques a mano, anote el nombre del beneficiario, el número de cuenta del proveedor del beneficiario, la fecha del cheque, el número de cada factura o cuenta que debe pagarse y la cantidad pagada por esa factura o cuenta. Por último, tenga en cuenta el importe total del cheque.
Imprima sus cheques de negocios. Si está utilizando una computadora, cada cheque se imprimirá automáticamente. Solo deberá monitorear la impresora para asegurarse de que sus cheques permanezcan alineados. Si está escribiendo sus cheques comerciales a mano, en la parte superior y derecha del cheque hay un lugar para la fecha del cheque. Debajo de la fecha, comenzando en el lado izquierdo, escriba el nombre del beneficiario después de "Pagar a la Orden de". Si el espacio lo permite, incluya también la dirección del beneficiario. Debajo de la información del beneficiario, comenzando en el lado izquierdo, imprima la cantidad del cheque utilizando palabras para los dólares completos y fracciones numéricas para los centavos, por ejemplo, "Cien y 00/100 dólares". Finalmente, en el extremo derecho, complete la cantidad en dólares usando números - "$ 100.00".
Registre sus cheques comerciales en su registro de cheques. Si está utilizando un programa de contabilidad computarizado para imprimir sus cheques comerciales, esta información puede ser registrada automáticamente o puede necesitar publicarla más tarde. Imprima un informe completo para sus registros en papel. Si está registrando su cheque manualmente, incluya la fecha del cheque, el nombre del beneficiario, las facturas o cuentas pagadas, el monto pagado a cada factura o cuenta y el monto total del cheque. Actualice sus libros de contabilidad para todas las cuentas afectadas.
¡Revisa tus cheques! Todo el mundo comete errores ocasionales. Un cero extra, por ejemplo, puede ser un error devastador.
Haga una copia de seguridad de sus datos si está utilizando un programa de contabilidad computarizado. Luego, si se requiere un paso por separado para publicar sus cheques, hágalo ahora.
Haga que sus cheques comerciales sean firmados por la persona con autoridad para firmar cheques. Algunos cheques de negocios requieren más de una firma. Asegúrese de obtener todas las firmas necesarias antes de enviar sus cheques.
Presente sus copias de cheques con sus facturas pagadas o facturas si está utilizando cheques duplicados o triplicados. Si no tiene copias de cheques, anote el número de cheque, la fecha y el monto de pago en cada factura pagada antes de la presentación.
