Escribir un informe del proyecto puede ser una tarea desalentadora si no comienza con un plan organizativo. Los informes de proyectos suelen contener los mismos elementos básicos que proporcionan a los lectores información sobre los objetivos, el plan, el presupuesto y los resultados del proyecto. Al utilizar algunas técnicas básicas de redacción de informes, puede crear un documento de proyecto efectivo que muestre a sus compañeros que está organizado y puede entregar información importante.
Determine qué tipo de informe de proyecto va a escribir. Los informes comunes de proyectos incluyen propuestas, alcance de las recomendaciones de trabajo, actualizaciones de estado, análisis de variaciones y revisiones y recomendaciones finales. Esto le ayudará a entregar la información exacta que desean los miembros de su equipo, el supervisor u otras partes interesadas.
Escriba un esquema para su informe. Incluya una portada, una página de contenido, un resumen ejecutivo, un cuerpo principal y un apéndice. Decida qué categorías de información abordará. Dependiendo del tipo de informe que esté escribiendo, estos pueden incluir objetivos, metodología del proyecto, personal, recursos necesarios, duración, puntos de referencia de éxito, presupuesto, variaciones, entregables, plazos, resultados y recomendaciones.
Reúna la información necesaria para completar cada sección. Esto podría requerir la realización de entrevistas con las personas que solicitan el proyecto, los miembros del personal que trabajan en el proyecto y las partes interesadas que son el objetivo del proyecto, como clientes, empleados internos o proveedores y proveedores. Obtenga datos históricos, como volúmenes de ventas anteriores, presupuestos, niveles de participación y datos demográficos.
Escriba el primer borrador del resumen ejecutivo, que es un breve resumen del informe. Esto debe incluir la razón por la que el lector está obteniendo el informe, los aspectos básicos del informe y las recomendaciones. No incluya los detalles más finos en un resumen ejecutivo, que a menudo es un resumen de media página. Proporcionar detalles y apoyo en el cuerpo del informe del proyecto.
Escribe cada sección del informe usando tus datos y entrevistas. Organiza las secciones utilizando un orden lógico. Por ejemplo, no comience con el presupuesto hasta que haya explicado los componentes necesarios para el proyecto. Esto le permitirá evitar tener que explicar cada gasto y por qué se necesita dos veces. No incluya los nombres del personal que trabaja en el proyecto hasta que haya enumerado los componentes del proyecto. Para una sección de variación, incluya los resultados originales exceptuados y luego los resultados reales.
Termine el informe con un resumen y recomendaciones basadas en sus hallazgos. Usa datos para apoyar tus conclusiones y recomendaciones. Remita a los lectores al apéndice de su artículo, que incluirá información de soporte detallada, como presupuestos detallados, gráficos, tablas y otros datos técnicos.
Revise su resumen ejecutivo para determinar si alguna parte de su resumen inicial debe modificarse en función de la información que descubrió al escribir su informe. Escriba la versión final del resumen ejecutivo.
Compile la información en su apéndice y colóquela en el orden en que aparece en su informe. Regrese a su informe e incluya notas al pie o números de página para dirigir a los lectores a la información del apéndice.
