Los datos siempre deben ser fácilmente accesibles para que los empleados puedan trabajar con ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Internet ha sido una herramienta útil para aumentar la accesibilidad de los datos. Tener datos disponibles en línea para acceder, cuando un empleado está viajando, por ejemplo, es una técnica utilizada para administrar grandes cantidades de datos.
Entrada de datos
Parte de las técnicas de gestión de datos se producen incluso antes de que los datos entren en la base de datos. Los datos deben ser correctos en la primera entrada, lo que significa que la persona que originalmente corrigió los datos debe registrar los datos correctamente. Por ejemplo, cuando un cliente informa un cambio de dirección a través del teléfono, el representante de servicio al cliente debe escuchar al cliente correctamente para que la dirección se ingrese correctamente en la base de datos. Una técnica para evitar el error es repetir la información al cliente.
Copias de seguridad
De acuerdo con IBM, los datos que se pierden pueden tener un efecto perjudicial en la compañía al costarle tiempo a la empresa cuando intenta reemplazar los datos perdidos. Las empresas a menudo confían en métodos de respaldo que almacenan información crucial para que esta información pueda recuperarse en caso de que esta información se pierda.
Limpieza de datos
La limpieza de datos es el acto de corregir datos incorrectos, consolidar datos y eliminar datos irrelevantes. La limpieza de datos utiliza programas de software automatizados y entradas manuales de un administrador de base de datos. Si bien la limpieza de datos elimina errores y puede aumentar la productividad de la empresa y el espacio de almacenamiento, el proceso de limpieza de datos puede ser costoso y llevar mucho tiempo.
Datos de reemplazo
Los datos a veces están respaldados por software, como se mencionó anteriormente. Cuando se modifica una parte de los datos por cualquier motivo y los datos dejan de funcionar correctamente, los datos pueden reemplazarse por los datos de respaldo que funcionaron en el pasado. Luego, los programadores pueden determinar qué cambios dañaron los datos y cómo estos datos pueden actualizarse mejor en el futuro.
Entrada de datos del cliente
Las empresas pueden configurar sitios web que permiten a los clientes ingresar datos directamente. Esta entrada directa de datos le ahorra dinero a la empresa al no requerirle que cuente con un empleado para completar los formularios necesarios. Los clientes también pueden corregir los datos si hay un error. Sin embargo, no todos los clientes son lo suficientemente expertos en tecnología como para saber cómo acceder a bases de datos en línea a través de Internet.
Doble revisión
Los datos que son muy importantes siempre deben ser verificados por dos pares de ojos. Cuando un empleado edita datos, esos datos deben editarse con un color diferente para indicar que se realizó el cambio. Luego, un segundo empleado puede mirar la edición de datos para asegurarse de que no se cometieron errores.
Consultores de gestión de datos
Muchas empresas consultoras se especializan en la gestión de la calidad de los datos. Estas empresas examinan cómo una empresa lleva a cabo los procesos de gestión de datos y proporciona recomendaciones sobre cómo se pueden mejorar estos procesos.
