El formulario 941 del IRS es la declaración de impuestos federal trimestral del empleador. Todos los empleadores deben retener los impuestos federales de la compensación de los empleados. Estos impuestos incluyen el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de la Seguridad Social y el impuesto de Medicare. Esos pagos por parte del empleador se acreditan a las obligaciones tributarias de los empleados y se informan a ellos (así como al IRS) en el W-2 anual. Los empleadores también deben pagar su parte de los impuestos de Seguro Social y Medicare que no se retienen de los empleados. El Formulario 941 del IRS es el vehículo para informar y pagar estos impuestos al gobierno.
¿Quién debe presentar?
Los empleadores que retienen impuestos según lo exige la ley deben completar el Formulario 941 del IRS. Los montos específicos informados por el empleador en este formulario incluyen lo siguiente: todos los salarios que ha pagado; impuesto sobre la renta federal que retuvo en nombre de los empleados; tanto de sus empleados como su parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare; cualquier ajuste a los impuestos de Seguro Social y Medicare del trimestre actual por fracciones de centavos, pagos por enfermedad, propinas y seguro de vida a término colectivo; pagos de crédito tributario por ingreso anticipado (EIC); y crédito por pagos de asistencia de prima COBRA.
El Formulario 941 del IRS no debe usarse para reportar retenciones de respaldo o retención de impuestos sobre la renta en pagos que no sean de nómina. Dichos pagos incluyen cosas como pensiones, anualidades y ganancias de juego. Estas cantidades se informan en su lugar en el Formulario 945 del IRS, que es un informe anual y no trimestral para el gobierno federal.
Excepciones
Hay algunas excepciones. Los empleadores no necesitan presentar el Formulario 941 del IRS para empleados de temporada. Por ejemplo, en los trimestres en los que no paga salarios, no tiene obligación de pagar impuestos, por lo que no necesita presentar una declaración. Sin embargo, debe informar al gobierno si hay uno o más trimestres para los cuales está exento cada vez que presenta el Formulario 941. Esto se informa en la línea 19.
Los empleadores de empleados domésticos generalmente están exentos de presentar el Formulario 941 del IRS; sin embargo, la información relativa a estos empleados debe informarse en el Formulario 1040, Anexo H, "Impuestos sobre el empleo doméstico".
Finalmente, los empleadores de empleados agrícolas no informan sobre el IRS 941. En cambio, son responsables de presentar el Formulario 943, “Declaración anual de los empleadores para empleados agrícolas”.
Vender, transferir o cerrar su negocio
Cuando vende o transfiere su negocio, tanto usted como el nuevo propietario deben presentar el Formulario 941 del IRS para el trimestre en el que se realizó la venta o transferencia. Sin embargo, solo debe informar los salarios e impuestos que pagó antes de la transacción. Del mismo modo, el nuevo propietario solo deberá informar de su parte. Si cambia de un tipo de negocio a otro (por ejemplo, de un propietario único a una sociedad o corporación), se considera una transferencia y debe manejarse de la misma manera. Si fusiona su negocio, la empresa que continuará el negocio debe presentar la declaración del trimestre en el que se produjo la fusión, y el otro negocio debe presentar una declaración final en su lugar. Debe presentar una declaración final si cierra su negocio o deja de pagar salarios. Deberá indicar al IRS que es una declaración final y puede hacerlo en la línea 18 del Formulario 941. Además, debe informar al gobierno el nombre de la persona que mantiene los registros de nómina y la ubicación en la que se encuentra. almacenado
Cuando Debe Presentar IRS 941
El formulario 941 del IRS es un informe trimestral, lo que significa que se presenta cada tres meses. Todos los empleadores tienen el mismo programa de pago trimestral y debe presentar su primer IRS 941 al final del primer trimestre en el que pagó los salarios. Si, por ejemplo, pagó su primer salario en febrero, sería responsable de presentar el IRS 941 para ese trimestre.
El formulario vence el último día del mes siguiente al final del trimestre. El primer trimestre termina el 31 de marzo, por lo que debe presentar su solicitud antes del 30 de abril. Las fechas de vencimiento restantes son el 31 de julio (segundo trimestre que termina el 30 de junio), el 31 de octubre (tercer trimestre que termina el 30 de septiembre) y el 31 de enero (cuarto trimestre que finaliza el 31 de diciembre).
Si realiza pagos oportunos de los impuestos adeudados durante el trimestre, el IRS otorgará una extensión de 10 días a la fecha de vencimiento del Formulario 941. Al igual que su formulario 1040 normal para impuestos personales, la fecha marcada por correo determina la puntualidad de la presentación.
Depositando sus impuestos
Aunque el Formulario 941 solo se debe al IRS trimestralmente, debe pagar los impuestos con mucha mayor frecuencia, y el programa de pagos no depende de su programa de nómina. Hay dos tipos de programas de pago, y su programa dependerá de su obligación tributaria total. Recuerde, esto incluye el Seguro Social, Medicare y el impuesto federal sobre la renta retenido. Su responsabilidad está determinada por su informe en el Formulario 941 para un período de "revisión" de cuatro trimestres. Este período se extiende desde el 1 de julio (de dos años antes) hasta el 30 de junio del año anterior.
Antes del inicio de cada año calendario, debe determinar su calendario de pagos. Si pagó $ 50,000 o menos en impuestos durante el período de "retrospectiva", usted es un depositante de horario mensual. Si su obligación tributaria durante ese período excedió los $ 50,000, usted es un depositante de horarios bisemanales.
Si su obligación tributaria total para el trimestre (después de los ajustes correspondientes) es inferior a $ 2500, no tiene que depositar previamente los fondos. En su lugar, debe realizar un pago oportuno al presentar su Formulario 941 del IRS. Si su obligación tributaria trimestral supera los $ 2500, entonces debe realizar un depósito de acuerdo con su programa (mensual o semanal). Los depósitos se pueden hacer en instituciones financieras que estén calificadas para aceptarlos o por medio del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS).
Sanciones e intereses
Las multas e intereses se cobran en los pagos de impuestos atrasados, así como en las declaraciones archivadas con retraso, según lo establecido por la ley. Para evitar multas e intereses, haga lo siguiente: deposite los impuestos en la fecha de vencimiento o antes, utilizando EFTPS cuando sea necesario; presente su Formulario 941 completo y exacto a tiempo; reportar su responsabilidad fiscal con precisión; presentar cheque válido para el pago de impuestos; proporcione formularios W-2 precisos a sus empleados; presenta los formularios W-3 y Copias A del W-2 a la Administración del Seguro Social de manera oportuna y precisa. Es una buena idea revisar regularmente el sitio web del IRS para obtener información actualizada, ya que la ley fiscal siempre está cambiando y, dado que el Formulario 941 del IRS es una presentación trimestral.
