Cualquiera puede apreciar la vista de un ejecutivo de alto nivel ocupado, sentado detrás de un escritorio grande sin tanto como un pedazo de papel, y mucho menos una mota de polvo, a la vista. Las apariencias desmienten la realidad, ya que ese ejecutivo probablemente esté tan ocupado como usted, pero ha encontrado una manera de organizar la carga de trabajo de su oficina. También puede, siempre y cuando desarrolle un sistema que funcione para usted. Esto podría significar emplear algunas técnicas “probadas y verdaderas” mientras se despiden de otras.Como ese ejecutivo de alto nivel, recuerde que usted está a cargo y que le corresponde tomar el control de su carga de trabajo antes de que tome el control de usted.
Establezca un sistema de archivo (electrónico y en papel) para que pueda prescindir rápidamente de la información una vez que haya terminado de revisarla. Muchos profesionales de negocios son "apiladores maestros", lo que significa que tienden a acumular montones de papel que eventualmente los abruman. Comprométete a trabajar en un proyecto y luego, cuando hayas terminado, archívalo rápidamente. Para archivos en papel, establezca un sistema de archivos codificado por colores, con cada color que denote un mensaje significativo para usted. Por ejemplo, implemente un sistema de jerarquía de tres colores en el que verde significa "alta prioridad", amarillo significa "prioridad moderada" y rojo significa "baja prioridad". O, para reducir la cantidad de archivos en su escritorio, use un sistema de dos colores. Siga la misma lógica para crear un sistema de archivo de computadora.
Cree una lista de tareas diarias y manténgala con usted en todo momento para mantenerlo concentrado y en el buen camino. Tache las tareas a medida que las complete. Del mismo modo, mantenga un calendario con usted en todo momento, haciendo una referencia cruzada entre los dos según sea necesario. Revise su lista de tareas pendientes al final de cada día y al comienzo de cada nuevo día para consolidar sus obligaciones diarias en su mente.
Establezca límites de tiempo y plazos para cada una de estas tareas, siendo optimista pero también realista. Preste especial atención al tiempo que dedica a leer y responder correos electrónicos, ya que es increíblemente fácil dejarse atrapar por el "vórtice de correo electrónico" que consume mucho tiempo. Etiquete sus correos electrónicos con mensajes de "alta prioridad" para ayudar a enfocar sus esfuerzos, y luego decidir si responder o no en consecuencia.
Comience las llamadas telefónicas y las reuniones con una estimación de su duración, y luego observe el reloj y siga el plan. La gente respetará su disciplina si dice algo como: "Como sé que todos estamos ocupados, hagamos lo posible por mantener esta llamada o reunión telefónica durante 30 minutos".
Establezca límites para los compañeros de trabajo que pueden tratar de atraparlo en un almuerzo prolongado o en una conversación prolongada sobre su terrible cita a ciegas la noche anterior. Si bien alguna interacción social es importante para establecer relaciones entre compañeros de trabajo, tenga cuidado de que no se salga de control y lance una bola curva en su jornada laboral bien estructurada.
Reconsiderar la multitarea. Puede pensar que hablar por teléfono, escribir un correo electrónico y revisar una propuesta de mercadotecnia lo convierte en un súper empleado pero, de hecho, puede estar difundiendo su atención y, en cambio, es contraproducente. Si debe hacerlo, trate de concentrarse en una tarea a la vez y compare los resultados con el modo multitarea de organizar su carga de trabajo.
Evalúe su carga de trabajo actual antes de aceptar asumir nuevas responsabilidades. Si bien muchos empleados asumen que deberían intensificar y nunca rechazar tales solicitudes, considere cuidadosamente si tiene tiempo para completar las tareas y si se pueden cumplir de acuerdo con sus propios altos estándares.
Consulte con su supervisor para asegurarse de que está en el camino correcto con su plan para organizar la carga de trabajo de su oficina. Revise su “plan de acción” y solicite comentarios.
