Los procedimientos de la oficina central deben adaptarse a su negocio. Por ejemplo, una práctica médica o dental requerirá procedimientos diferentes a los de una firma de abogados, agencia de cobranza, peluquería o fábrica. Tómese el tiempo para desarrollar una lista de verificación completa que aborde los objetivos y metas importantes de la oficina principal.
Lo esencial
Para las empresas que reciben tráfico constante de clientes, los procedimientos de la oficina central deben reflejar el entorno comercial general. Un negocio cálido y acogedor enfatizará la importancia de sonreír y mantener la etiqueta profesional del teléfono. Los consultorios médicos o dentales dependen en gran medida de los flujos constantes de pacientes. Por lo tanto, la oficina principal de una clínica debe tener suficiente personal de admisión para registrar a los pacientes, responder a las preguntas de los pacientes en persona y por teléfono y manejar las salidas de los pacientes, incluso recibir pagos y programar procedimientos de seguimiento. Considere trabajar con un servicio telefónico para manejar las llamadas de los clientes después de la hora.
Programación
Una parte importante de la gestión de una oficina principal exitosa implica el manejo de citas de negocios. Los empleados de la oficina principal deben comunicarse con los clientes el día antes de su cita y confirmar la hora programada. Cree una lista de cancelaciones o cancelaciones para que pueda programar otras citas para compensar las que se hayan caído. Los empleados de la oficina de un hotel deben mantener registros precisos de la habitación porque eso afecta directamente el servicio de habitaciones y las operaciones de limpieza. Los empleados de la oficina principal en las escuelas primarias, intermedias y secundarias deben mantener registros precisos de los estudiantes, incluidos aquellos que se refieren a las ausencias y visitantes de los estudiantes.
Mejoras
Evaluar continuamente los procedimientos de la oficina. Si encuentra margen de mejora, cree e implemente estrategias adecuadas. Si la oficina central está abrumada por las llamadas y no siempre puede brindar un excelente servicio al cliente, considere cambiar el sistema telefónico (por ejemplo, usar un sistema telefónico de computadora) o usar la tecnología de mensajería instantánea para evaluar la disponibilidad del personal. Evalúe si la administración de casos de su oficina central puede mejorarse yendo sin papel.
