Los empleados incurren en gastos por alojamiento, comidas, transporte e imprevistos (lavandería, tintorería, estacionamiento y consejos) cuando sus trabajos los alejan de sus hogares. Algunas compañías requieren informes de gastos detallados acompañados de recibos que documenten el dinero gastado para reembolsar a sus empleados lo que realmente gastaron. Otros optan por nombrar una cantidad fija que los empleados pueden gastar en viajes de negocios. Nolo define dicho "pago de un monto fijo para los gastos de cada día de un empleado o agente" como "viáticos".
Significado
Debido a que el reembolso de gastos de viaje conlleva implicaciones fiscales para el empleado y la organización, el IRS ha establecido un "procedimiento de ingresos" que define los gastos e informes de viáticos permitidos. El IRS permite dos opciones por día: una "tarifa por día para los costos combinados de alojamiento y comida" o "una tarifa por día solo para los costos de comida". Sin embargo, señala el Asesor Fiscal, siguiendo el procedimiento de ingresos no es obligatorio "según el negocio "Puede usar los gastos reales permitidos" siempre que mantenga registros con "justificación adecuada".
Información de tarifas
La Administración de Servicios Generales, o GSA, establece las tarifas de viáticos cada año para las ubicaciones de los EE. UU. Continentales (CONUS). El Departamento de Estado actualiza las tarifas de viáticos todos los meses para las ubicaciones en el extranjero, mientras que el Comité de Asignaciones de Dietas, Viajes y Transporte del Departamento de Defensa de los EE. UU. Calcula las tasas de viáticos cada año para Alaska, Hawai, Guam y otras ubicaciones no continentales de los EE. UU. Las tarifas de CONUS se pueden encontrar en la Publicación 1542 del IRS.
Los tipos
Las tablas de viáticos diarios de GSA indican las tarifas de alojamiento, comidas y gastos adicionales: M & IE. El IRS define M & IE como "todas las comidas; servicio de habitaciones; Servicio de lavandería, limpieza en seco y prensado de ropa y puntas ". Además, la GSA presenta dos opciones diarias: una tarifa estándar y lo que se conoce como tarifa" alta-baja ". La tarifa federal estándar asigna un monto de "ciudad por ciudad" para los EE. UU. Continental. La tarifa alta-baja aplica una tarifa a ubicaciones de menor costo y una tarifa diferente a ubicaciones de mayor costo. Según el Consejo Evangélico para la Responsabilidad Financiera, la tasa alta-baja requiere menos administración.
Documentación
De acuerdo con el IRS, los reembolsos por día no están sujetos a impuestos como salario si la cantidad pagada al empleado "es igual o menor a la tarifa federal por día" y el empleado presenta un informe de gastos dentro de los 60 días. Los informes de gastos deben tener en cuenta el “propósito comercial, fecha y lugar” del viaje.
Consideraciones
Las regulaciones del IRS limitan los viáticos para los trabajadores por cuenta propia a los costos de las comidas. Al igual que otros viajeros de negocios, los trabajadores autónomos deben documentar el propósito, la hora y la ubicación de sus viajes. El procedimiento de ingresos del IRS incluye pasos para calcular los gastos deducibles relacionados con los viajes de negocios para los empleados que no reciben reembolso por comidas de negocios e imprevistos, según el Asesor Fiscal.
