Ahorre tiempo y dinero
La nómina puede ser preparada por los empleados dentro de una empresa, o puede ser subcontratada a un servicio de nómina. Muchas empresas han descubierto que la externalización de la nómina a un servicio profesional en realidad ahorra tiempo y dinero a la empresa.
Costos de los empleados para la nómina interna
Cuando una empresa opta por preparar su nómina en la empresa, hay gastos de empleados para el preparador, como la nómina, el seguro social y las contribuciones de Medicare, el seguro de compensación del trabajador, los posibles beneficios médicos o de jubilación y la capacitación. Cuando una empresa contrata a un empleado para manejar la nómina de la empresa, ese empleado debe estar capacitado en contabilidad y poder calcular la nómina y las deducciones, junto con la preparación de informes de nómina y los depósitos fiscales oportunos.
Evitar altas sanciones
Una empresa será responsable de cualquiera de los errores cometidos por el empleado. Esos errores pueden ser costosos si los impuestos no son propiedad archivada o depositada, y si los cálculos tienen errores. Los servicios de nómina de buena reputación garantizan su trabajo y pagarán multas, siempre que haya sido su error. Es totalmente posible que una empresa pague más en multas cada año, de lo que el costo hubiera sido por la nómina de outsourcing. Si hubieran utilizado un servicio de nómina, se habrían evitado los errores o la empresa de nómina habría sido responsable de las multas.
Deberes de Nómina
Los deberes de la nómina incluyen escribir cheques a los empleados, calcular correctamente los impuestos de pago y nómina, supervisar los depósitos de impuestos a tiempo y mantener informes precisos. Si el empleado responsable de preparar los cheques de pago está enfermo, aún deben emitirse los cheques de pago. Los servicios de nómina aseguran que la nómina se emita a tiempo en cada período de pago, con un esfuerzo mínimo por parte de los empleados de la empresa.
Costo de la subcontratación
El costo de contratar un servicio de nómina generalmente se basa en el número de empleados. Cuando la empresa se suscribe a un servicio, las cuentas se configuran con el servicio bancario y de nómina de la empresa, lo que permite que el servicio de nómina emita cheques de pago y depósitos de impuestos. Algunas compañías optan por que los cheques de pago se entreguen directamente a la compañía, donde los cheques se pueden firmar y emitir a los empleados. Otras compañías autorizan a la compañía de nómina a entregar o depositar directamente los cheques a los empleados.
Empezando
Al configurar una cuenta con un servicio de nómina, la información de impuestos de la empresa y los formularios W-4 del empleado se entregan al servicio, junto con la tarifa de pago para cada empleado. Durante cada período de nómina, la empresa se pone en contacto con el servicio de nómina y les informa de cuántas horas trabajó cada empleado durante el período de nómina reciente. El servicio de nómina calcula el pago, las deducciones de nómina y también instiga el depósito de impuestos federales. Los servicios de nómina también se prepararán y emitirán a finales de los años W-2 y 1099, junto con la presentación de informes de nómina e impuestos mensuales, trimestrales y anuales.
