Escribir para una audiencia de negocios no es lo mismo que escribir una carta a un amigo. El propósito de la carta es diferente: en general, estará transmitiendo información específica o pidiéndole a alguien que realice una acción específica, y existen ciertas expectativas con respecto al formato y el estilo. A menudo, una carta de negocios será la primera impresión que le dé a alguien, por lo que es importante hacerlo bien.
¿Qué es una carta de negocios?
Una carta comercial es cualquier carta que una organización envía a otra organización, o la correspondencia entre una organización y sus clientes, proveedores y otras partes. Una carta que escriba como parte de su trabajo calificará como una carta comercial, pero cualquier carta que envíe a una empresa, organización, grupo comunitario o individuo en un contexto profesional también entrará en esta categoría. La prueba principal es una de contenido: ¿su destinatario tendrá interés en lo que escribe en la medida en que afecta su vida laboral? Si es así, entonces su carta calificará como una carta comercial.
Por qué necesitarías escribir una carta de negocios
Las empresas escriben a los clientes, clientes, proveedores y partes interesadas para transmitir información importante. Por ejemplo, pueden pedir productos de un fabricante, actualizar a un cliente sobre el estado de su pedido, describir cambios significativos en los términos y condiciones de la compañía, identificar un problema que haya surgido o transmitir buena voluntad. Muchas cartas comerciales incluirán una llamada a la acción, es decir, la carta solicitará información específica o una respuesta del destinatario.
Las personas eligen el formato de carta comercial cuando existe la necesidad de escribir de manera clara y profesional. Los ejemplos incluyen una solicitud de empleo, una carta de presentación del curriculum vitae, una carta de queja, una carta de renuncia, una carta de referencia, la aceptación o rechazo de un compromiso formal o la solicitud de información a una empresa. Lo que estas letras tienen en común es la expectativa de que será breve y específico, en lugar de creativo o evocador en su estilo de escritura.
Formatos para una carta de negocios
Las empresas en los Estados Unidos utilizan uno de los cuatro formatos de letras comunes, que se enumeran a continuación. De estos, el estilo de bloque es el más popular.
Formato de letra de bloque: Con un estilo de letra de bloque, todo el texto está alineado con el margen izquierdo. Estructurará la letra de manera que el texto de la línea tenga un espacio simple y los párrafos estén a doble espacio. Los márgenes suelen tener una configuración estándar de una pulgada, aunque algunas empresas varían para adaptarse al estilo de su casa.
Formato de carta de semibloque: Semibloque es idéntico al formato de bloque, excepto que la primera línea de cada párrafo está sangrada.
Formato alternativo de letra de bloque: Este formato sigue de cerca el formato de bloque, salvo que la fecha, el cierre complementario ("sinceramente") y el nombre, el título y la firma del escritor aparecen en el lado derecho de la página. A menos que esté utilizando papel con membrete, la dirección del remitente del autor también aparecerá a la derecha.
Formato de letra simplificado: Otra variación en el formato de bloque, el estilo simplificado omite el saludo de apertura ("Estimado Sr. Smith:"). Elija este formato cuando no tenga el nombre del destinatario.
Cómo dirigirse a los destinatarios en una carta de negocios
Dirigir una carta comercial a un solo destinatario es relativamente sencillo. Simplemente escriba el nombre y la dirección del destinatario en el bloque de direcciones interno del lado izquierdo de la página. Abra su carta con el saludo: "Estimado Sr. / Sra. / Sra. Apellido:" o "Estimado señor / señora:" Observe los dos puntos al final del saludo: solo una carta personal usa una coma aquí; una carta de negocios siempre utiliza dos puntos.
Es aceptable escribir el nombre de la persona si tiene un nombre de pila con el destinatario, por ejemplo, se ha reunido varias veces y conoce bien a la persona. En este caso, su saludo leería: "Querido José:" Sin embargo, no busques el nombre de inmediato; se considera grosero.
Para dirigirse a múltiples destinatarios en la misma letra, elija una de las siguientes opciones:
Donde trabajan los destinatarios en el mismo lugar.: Escriba el título, el nombre y (opcionalmente) el título del trabajo de cada destinatario, seguido de la dirección única de la empresa en el bloque de dirección interna. Para el saludo, indique el nombre de cada destinatario en el mismo orden en que aparecen en la dirección.
Ejemplo:
Sra. Sophia Proctor, CEO Sr. Martyn Byrne, Director de Ventas Dr. Regan Coulson, Gerente de Marketing ABC Limited Calle de la ciudad Townsville, Kentucky 395494
Estimada Sra. Proctor, Sr. Byrne y Dr. Coulson:
Donde los destinatarios trabajan en diferentes direcciones.: Cada destinatario debe recibir su propia carta, por lo que deberá preparar varias copias de la misma comunicación. Use la anotación de copia de carbón después del cierre - "cc:" - para enumerar los nombres de los otros destinatarios. La anotación permite a cada destinatario saber quiénes son los demás destinatarios.
Ejemplo:
Sra. Sophia Proctor, CEO ABC Limited Calle de la ciudad Townsville, Kentucky 395494 Estimada Sra. Proctor: Cuerpo de la letra Sinceramente, fulano de tal Cc: Sr. Martyn Byrne, Director de ventas, Dr. Regan Coulson, Director de marketing
Cuando hay muchos destinatarios: Cuando está escribiendo a muchos destinatarios, como los miembros de una junta directiva, es apropiado escribir una carta y dirigirla al grupo en general. El saludo también debe hacer referencia al cuerpo de personas, por ejemplo, "Estimado departamento de ventas" o "Estimado equipo de enlace con la comunidad". Use un bloque de distribución al final de la carta para enumerar a los miembros individuales del grupo que deben leer la carta.
Ejemplo:
La Junta Directiva ABC Limited Calle de la ciudad Townsville, Kentucky 395494 Estimados Miembros de la Junta: Cuerpo de la letra Sinceramente, fulano de tal Distribución: Sra. Sophia Proctor Sr. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Sra. Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Sr. Cohen Andersen
Las diferentes partes de una carta de negocios
Ya sea que esté utilizando un formato de bloque u otro estilo, su carta comercial debe contener las siguientes secciones:
Membrete o remite: Las empresas generalmente usan papel impreso que incluye un logotipo o membrete especialmente diseñado en la parte superior de la hoja. El membrete lleva la dirección y datos de contacto de la organización. Si no está utilizando un membrete, escriba su nombre y dirección en la esquina superior izquierda de la carta. Es aceptable, pero no obligatorio, incluir su número de teléfono y dirección de correo electrónico si esto fuera útil para el destinatario.
Fecha: Escriba la fecha en un formato mes-año-año inmediatamente debajo de la dirección de retorno. Como otros países utilizan el formato día-año-año, evite confusiones al transcribir la fecha en forma de palabra en lugar de en forma de número: "28 de junio de 2018".
Dirección interna: Escriba el nombre del destinatario, el nombre de la empresa, la dirección y el código postal. Incluya un título de trabajo si es apropiado. Alinee siempre la dirección interna con el margen izquierdo cuando use papelería comercial estándar. Si lo hace, significa que la dirección aparecerá en la ventana del sobre cuando se doble en tres secciones.
Saludo: Recuerde usar un colon después del saludo como se describe anteriormente.
Línea de asunto: Agregar una línea de asunto opcional ayuda al destinatario a comprender de qué se trata la carta rápidamente. Aquí hay un ejemplo:
Estimado Sr. Phillips:
Solicitud de paquete de solicitud de trabajo
Cuerpo: Aquí es donde las ruedas encuentran el camino. Comience con una breve declaración que describa por qué está escribiendo, seguida de una serie de párrafos que describen el tema en cuestión. Mantenga la carta concisa. Para la mayoría de las cartas comerciales, los párrafos de dos a cinco son ideales.
Cierre de cortesía: Tienes varias opciones para redondear una carta comercial. Aquí hay unos ejemplos:
- Atentamente,
- Sinceramente,
- Sinceramente tuyo,
- Respetuosamente tuyo,
- Cordialmente,
- Los mejores deseos,
Firma: Imprima su nombre y título de trabajo, dejando un espacio entre su nombre escrito y el cierre complementario. Firmarás tu nombre en este espacio.
Cerramientos y copias en carbono.: Incluya un cc: si está enviando copias de la carta a otra persona. Si se adjunta algún documento con la letra, escriba "Adjunto" o "Encl." debajo del bloque de firmas.
Cómo escribir el cuerpo de una carta de negocios
Cualquiera que sea el propósito de su carta comercial, es esencial mantener el cuerpo de la carta claro y conciso. Comprenda que su destinatario está ocupado y es probable que lo hojee. Estructure su carta en párrafos lógicos (una idea por párrafo) para que el destinatario pueda llegar rápidamente a la línea de fondo.
Sin embargo, conciso quiere decir rudo; Debes luchar por un tono diplomático y profesional. Considere los dos ejemplos:
Después de una cuidadosa consideración, he decidido aceptar un puesto en otra empresa. Voy a trabajar en la empresa ABC.
La segunda versión es concisa, pero es demasiado directa e innecesariamente dura en el tono. Puede ofender al lector. El primer ejemplo, aunque menos conciso, es más respetuoso.
Una vez que haya hecho sus puntos en el cuerpo de la carta, termine con una llamada a la acción, una breve declaración que describe lo que le gustaría que sucediera ahora. Recuerda, tu lector está ocupado. No la deje adivinar qué debería hacer a continuación. Aquí hay unos ejemplos:
Si está de acuerdo con esta propuesta, responda amablemente antes del 31 de mayo. Si desea obtener la información de contacto de las personas que han utilizado con éxito los servicios de XYZ, envíeme un correo electrónico a [email protected].
Opciones para voz y lenguaje
El lenguaje de las cartas comerciales varía desde un estilo relajado y conversacional hasta el estilo hiperformal y técnico que se encuentra en la correspondencia legal. Las cartas comerciales más efectivas logran un equilibrio entre estos dos extremos. Aunque las cartas comerciales se han vuelto menos formales con el tiempo, escribir que es demasiado informal puede parecer poco profesional y poco sincero. La escritura demasiado formal, por otro lado, puede alienar a los lectores que no entiendan el lenguaje, la terminología y la redacción específicos de su industria. Al igual que con toda la escritura, debe coincidir el tono con el público. Esto le da mucha libertad con respecto al estilo que elija.
A menos que trabaje en una industria especialmente formal como el sector bancario, debe esforzarse por usar palabras de todos los días en lugar de su equivalente formal: "comenzar" en lugar de "comenzar", "terminar" en lugar de "terminar" y "intentar" en lugar de "esfuerzo." Mantenerse simple puede parecer contradictorio, ya que la mayoría de las personas asocian el vocabulario profesional con palabras más largas y complejas. La claridad es clave, sin embargo. Es mucho más importante que su destinatario entienda su carta con el mínimo esfuerzo de su parte que que usted muestre su impresionante vocabulario.
Evite las contracciones como "Estoy", "no puedo" y "no" a menos que sean una característica específica del estilo de la casa de su empresa. Algunas compañías prefieren usar una voz más informal cuando escriben a los consumidores para abrir la conversación; otros en cambio tendrían un tono formal. La consistencia es clave. Si prefiere un estilo de escritura sobre otro, asegúrese de comunicar sus opciones de estilo en toda la organización y asegúrese de que todos sigan la misma guía de estilo.
Ejemplo de una carta de negocios
Juntándolo todo, aquí hay un ejemplo de una breve carta comercial en formato de bloque:
Sr. Kurt O'Ryan ABC Limited Calle de la ciudad Townsville, Kentucky 395494 11 de enero de 2018 Estimado Sr. O'Ryan: Le escribo para agradecerle una vez más por su apoyo activo en nuestro programa de alcance comunitario "Grow Wild" de Townsville. Su retroalimentación, su crítica constructiva y su valiosa experiencia contribuyeron significativamente a la implementación exitosa de este proyecto. Ahora hemos recibido la financiación completa para nuestro proyecto de seguimiento, que provisionalmente se titula "La naturaleza en su puerta". Nos encantaría que estuviera de acuerdo en continuar su cooperación en este proyecto. Sin duda, podríamos utilizar su conocimiento y experiencia. Adjunto un breve folleto que describe la propuesta para su examen. Me gustaría reunirme con usted para hablar sobre nuestros próximos pasos y llamaré a su oficina la próxima semana para programar una cita. Gracias de antemano por su consideración. Sinceramente tuyo, fulano de tal Encl:
