Las hojas de cálculo financieras ayudan a las empresas a preparar y revisar la información financiera. Son opciones económicas para el análisis financiero y son fáciles de usar por la mayoría del personal de la empresa. Las hojas de cálculo también se utilizan junto con el sistema de información de gestión de la empresa, creando un sistema de informes sólido para las decisiones de gestión.
Los hechos
Las hojas de cálculo computarizadas han cambiado la forma en que las compañías manejan la información de sus operaciones comerciales. Microsoft Excel es el programa principal de hoja de cálculo que se usa en las empresas hoy en día para administrar e informar información. Las hojas de cálculo se utilizan principalmente para la información financiera reportada por las operaciones comerciales, lo que mejora en gran medida la precisión del departamento de contabilidad. Algunas empresas también crean facturas a partir de las hojas de cálculo contables.
Facilidad de uso
La mayoría de las funciones financieras de la hoja de cálculo son relativamente fáciles de realizar. Los contadores pueden procesar grandes cantidades de datos utilizando hojas de cálculo que realizan cálculos básicos, ahorrando tiempo y creando menos errores matemáticos. Las hojas de cálculo también pueden enviarse por correo electrónico a otros departamentos o guardarse en un sistema de red para que las usen otras estaciones de trabajo en una empresa. Si los empleados no están familiarizados con el uso de hojas de cálculo, las agencias de personal temporal generalmente tienen cursos de bajo costo al que el personal de la empresa puede asistir para capacitación.
Funciones contables
Casi todas las funciones contables pueden procesarse mediante hojas de cálculo financieras: presupuestos, planes de depreciación, revisiones de cuentas y estados financieros. La preparación de esta información generalmente requiere la creación de un formulario de hoja de cálculo estándar, y luego la información financiera puede ingresarse en los documentos del departamento. El formulario estándar se guarda cada mes para facilitar la revisión de forma mensual o anual.
Analisis de negocios
Analizar la información financiera de las hojas de cálculo es un proceso rápido y simple una vez que se completa el proceso de contabilidad. Se puede crear una hoja de cálculo estándar de ratios financieros con la información que se rellena directamente desde las hojas de cálculo contables. Esto le ahorra a la administración innumerables horas de revisión de la información para encontrar los números necesarios para los ratios.Los estados financieros también se pueden crear al vincular la hoja de cálculo de los estados financieros con otras hojas de cálculo, completando automáticamente la información.
MIS exportando
La mayoría de los sistemas de información de gestión y software de contabilidad exportarán información financiera a una hoja de cálculo para su revisión. Esta funcionalidad ayuda a los contadores a tomar informes estándar del software de la compañía y eliminar información innecesaria. La información financiera también se puede exportar desde el software y luego ingresar automáticamente en las hojas de cálculo contables estándar, lo que crea menos tiempo de respuesta para los informes de gestión.
