A veces puede ser difícil imponer orden y disciplina en una reunión de asociación de condominios. Especialmente si se está discutiendo algún gasto importante o cambio de reglas, es posible que se enfrente a muchos puntos de vista diferentes y no haya un consenso real sobre el camino a seguir. Es importante seguir el procedimiento de reunión adecuado para que todos puedan ser escuchados y las decisiones se puedan tomar de manera efectiva. También debe leer las reglas de su estado con respecto a las asociaciones de condominios y asegurarse de cumplir con los procedimientos legales relacionados con la celebración de reuniones.
Solicite puntos de la agenda para discusión de todos los miembros de la junta, a fin de garantizar que se aborden todas las cuestiones pendientes.
Escriba y haga circular una agenda con suficiente antelación a la reunión, junto con las actas de la reunión anterior. Puede ser más efectivo si tiene la dirección de correo electrónico de cada propietario para garantizar una distribución eficiente. La agenda debe aclarar la hora y el lugar de la reunión y exactamente lo que se discutirá. Debe contener mociones explícitamente declaradas en asuntos sustantivos.
Asegúrese de tener una secretaria para tomar las actas adecuadas en la reunión. De esta manera, las acciones aprobadas en la reunión se registrarán adecuadamente y se podrán llevar a cabo.
Permita un corto período al comienzo de la reunión para socializar, y tome un café u otros refrescos a la mano. Esto permite que los propietarios se mezclen y crean un ambiente más cooperativo y amigable.
Ponga la reunión en orden con una declaración de que el negocio formal ahora comenzará. Asegúrese de tener la atención de todos antes de dirigirse al negocio en cuestión.
Aprobar el acta de la reunión anterior, ya sea como sea o con cualquier enmienda aceptada por los miembros.
Presente los informes de los oficiales que sean necesarios para informar a los propietarios de cualquier acción tomada en su nombre desde la última reunión.
Mover a la primera partida de negocio. Indique la moción y pida discusión. Los miembros deben ser reconocidos por el presidente antes de hablar. Este sistema garantiza que la discusión no degenerará en un producto improductivo y gratuito para todos, lo que puede suceder si las emociones se están disparando sobre un problema de condominio en particular.
Mueva la moción, ya sea como se indicó o enmendó por discusión, y luego vote.
Asegúrese de que el secretario de la reunión tome nota de la redacción exacta de la moción y el resultado de la votación antes de continuar. Esta moción guiará las acciones subsiguientes de la asociación sobre ese tema en particular.
Trabajar a través de cada elemento del negocio de esta manera.
