Llevar a cabo una revisión efectiva de los procesos de negocios garantiza que las operaciones de su empresa produzcan los resultados deseados de la manera más eficiente. Por ejemplo, puede realizar una revisión de los procesos de negocios antes de comprar un nuevo hardware o software. Para realizar una revisión del proceso de negocios, reúna a un equipo de personas que representan todos los niveles de la organización afectados por cualquier cambio en el proceso de negocios actual. Reunir a las personas adecuadas puede ayudarlo a identificar problemas, determinar posibles mejoras, asignar gerentes de proyectos, implementar soluciones rápidas y desarrollar un plan a largo plazo.
Mapea tu proceso actual. Enumere los procesos comerciales críticos utilizados para producir sus productos y servicios. Discuta problemas en el entorno actual, como retrasos en la recepción de suministros o problemas de calidad de los proveedores. Organice una serie de reuniones para que el equipo haga una lluvia de ideas sobre por qué existen los problemas y cómo manejarlos. Realice investigaciones para aprender cómo otras compañías manejan problemas similares. Utilice herramientas gratuitas de mapeo de procesos empresariales, como Gliffy, Bonita Open Solution o Questetra BPM, para documentar su proceso actual.
Revise los procesos comerciales documentados para garantizar que los detalles reflejen con precisión la forma en que funcionan los negocios. Por ejemplo, distribuya procedimientos de solución de problemas a todo el personal que maneja las llamadas de servicio al cliente. Observe al personal que utiliza los procedimientos y tome nota de cualquier desviación para identificar si el personal necesita habilidades, conocimientos, capacitación o experiencia adicionales para que el proceso empresarial funcione de manera efectiva.
Identificar cambios potenciales. Determine cómo los cambios pueden afectar los procedimientos actuales. Observar al personal completando tareas para validar suposiciones. Entreviste a los trabajadores para obtener su opinión sobre los problemas de proceso que enfrenta su organización. Realice una encuesta o organice grupos de enfoque para recopilar sus ideas para mejorar. No asuma que conoce la solución correcta, como comprar un nuevo hardware o software, sin entender cómo el nuevo sistema afecta a la organización.
Diseñar un nuevo proceso. El rediseño de los procesos de negocios implica garantizar que todos los procesos para las funciones de la compañía se alineen con los objetivos estratégicos actuales. Ajuste el proceso de acuerdo con el análisis realizado como parte de la revisión del proceso de negocios. Revise su nuevo proceso con el equipo para determinar las dependencias entre las organizaciones y los problemas potenciales. Documente todos los cambios recomendados por el equipo de revisión de procesos de negocios y publique las conclusiones en un boletín, correo electrónico u otro mecanismo de comunicación de la compañía.
Evalúa tu implementación. Mida las actividades operativas, como la satisfacción del cliente, los defectos o los costos del producto, para determinar si las mejoras generadas por su revisión han tenido un impacto. Realice revisiones posteriores y ajuste sus procesos en consecuencia si no se han realizado mejoras dentro del marco de tiempo esperado.
