Las mejores prácticas para una organización a menudo se denominan políticas y procedimientos. Una política es la base fundamental y primordial de una decisión. Un procedimiento explica cómo hacer algo. Por ejemplo, una política sería tratar a un cliente con respeto. El procedimiento correspondiente es saludar al cliente con su nombre y apellido. Para los empleados nuevos y existentes, las políticas y procedimientos a menudo están en línea, lo que facilita mantenerlos actualizados y actualizados.
Identifique los roles de trabajo que son responsables del mantenimiento de las políticas y procedimientos. A menudo, esta responsabilidad es el deber de un analista de calidad o un analista de negocios.
Revise la política actual o el procedimiento para los cambios. Si es necesario cambiar alguno de los dos, use un lenguaje que sea conciso. Cambie los títulos de la política / procedimiento y los puntos clave en consecuencia. Asegúrese de que tanto la política como el procedimiento sean objetivos.
Realice el procedimiento como se explica o entréguelo a otro empleado para realizar el procedimiento. Si faltan pasos o suposiciones en el procedimiento, agregue esos pasos, aclare los supuestos y repita el procedimiento.
Auditar las políticas y procedimientos una vez cada dos meses. Seleccione los procedimientos que se utilizan con frecuencia y no tan a menudo.
Avisar a los grupos afectados de los cambios de política / procedimiento.
Consejos
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Cuando sea posible, use capturas de pantalla para proporcionar una ilustración paso a paso para mostrar cómo se realiza una acción. Cuando se actualice una política / procedimiento, incluya la fecha de revisión. La fecha de revisión mantiene a todos informados de los cambios y garantiza que tengan la versión más reciente.
Advertencia
No utilice acrónimos o jerga sin explicarlos completamente. Vuelva a comprobar la política y el procedimiento para la exactitud.
