El rol central de un departamento de compras es obtener suministros o bienes utilizados en la operación de un negocio. Al llevar a cabo esta función, sus objetivos incluyen establecer y mantener relaciones con los proveedores principales, obtener el mejor valor de los productos y coordinar todas las actividades de documentación relevantes de manera precisa y eficiente.
Construir y mantener relaciones con proveedores
Históricamente, las compras se centraron principalmente en solicitar ofertas con el objetivo de obtener los costos más bajos posibles. Sin embargo, la organización de atención médica de la Universidad de Utah señala en sus políticas de contratación que, en el momento de la publicación, los procesos de licitación competitiva solo se utilizan cuando es necesario. En cambio, muchas empresas confían en los departamentos de compras para identificar proveedores potenciales, interactuar con ellos y desarrollar relaciones de confianza con los mejores proveedores. Este enfoque de relación fortalece los objetivos compartidos del proveedor y el comprador y permite una mayor flexibilidad o adaptabilidad Cuando los obstáculos impiden el flujo natural de la logística y la distribución.
Obtener el mejor valor en bienes
El objetivo de obtener el mejor valor de los bienes está estrechamente vinculado al enfoque en mantener las relaciones con los proveedores. "Mejor valor" implica un equilibrio entre obtener precios razonables y productos de calidad. Un revendedor, por ejemplo, necesita buenos precios para obtener ganancias, pero también necesita bienes de alta calidad para atraer compradores. Por lo tanto, El departamento de compras necesita comparar los precios de diferentes proveedores con la calidad. de sus soluciones. La Universidad de Akron señala en su manual de compras que su departamento de compras centralizado tiene esta responsabilidad en la gestión de compras en todos los departamentos de la organización.
Coordinación de la documentación relevante
Los procesos de compra implican inherentemente una gran cantidad de documentos y documentación. La organización de atención médica de la Universidad de Utah señala que una función del departamento de compras es mantener los archivos de contrato en todas las relaciones activas con los proveedores, por ejemplo. Las actividades de compras también están conectadas a la contabilidad en las organizaciones que usan programas de software de recursos empresariales, que permiten que las actividades de contabilidad se vinculen directamente con las órdenes de compra existentes y los pagos de cuentas. En algunos casos, el proceso es automatizado. Por lo tanto, La precisión en el ingreso de la orden de compra y los detalles de la transacción es tan importante para un departamento de compras. Como lo es para el departamento de contabilidad.
