Permitir que los empleados compren sin pautas establecidas puede aumentar los costos y reducir los márgenes de ganancia. La compra inteligente comienza con la compra de la cantidad y la calidad correctas de los artículos al mejor precio y luego crea un procedimiento que permite el monitoreo del proceso de compra. El uso de un presupuesto y el establecimiento de un proceso de revisión estándar pueden revelar las tendencias del mercado para aprovechar las estructuras de precios que, de otro modo, podrían pasarse por alto.
Preparación
Escriba una lista que resuma todos los materiales y artículos que el negocio necesita comprar. Agrupe elementos similares juntos y dé a cada grupo un encabezado apropiado. Por ejemplo, los artículos como bolígrafos, almohadillas legales y papel de copia irán todos bajo el encabezado de "Suministros de oficina". El café, el té, las tazas y las cucharas de plástico pueden aparecer en la lista de "Suministros de cocina". Los artículos como carpetas, DVD y estuches de DVD pueden ir bajo el encabezado "Embalaje".
Identifique todos los departamentos o áreas de la compañía que comprarán suministros y documente los grupos de artículos que cada área comprará. Por ejemplo, el departamento de marketing podría estar comprando en los encabezados "Empaque" y "Suministros de oficina". El personal administrativo puede ser el único que compre "Suministros de cocina", pero también comprará "Suministros de oficina".
Planifique un presupuesto de compras para cada departamento utilizando el presupuesto anual de la empresa como punto de partida. Establezca un presupuesto mensual para las compras de cada departamento; esto puede implicar la participación de cada jefe de departamento para la aprobación final.
Reúna información del proveedor, como el nombre de la empresa, la dirección, los números de teléfono, la persona de contacto y el número de cuenta de su empresa. Vincule cada artículo comprado a un proveedor o proveedores en particular. Es aconsejable tener una lista de proveedores para cada elemento que tenga tres profundidades, de modo que si el proveedor preferido no tiene existencias, hay proveedores de respaldo a los que debe acudir. Tener más de un proveedor para comprar evita demoras en el pedido. Esto es especialmente importante en las empresas donde las piezas u otros artículos deben pedirse y recibirse de manera oportuna para cumplir con los plazos.
Establezca relaciones con los proveedores para negociar descuentos de precios y administrar pedidos especiales. Un representante de ventas designado dentro de una empresa proveedora puede atender y agilizar pedidos de emergencia o tiempos de fabricación cortos.
Escribir procedimientos
Escriba un proceso paso a paso para que cada departamento lo siga al realizar compras. Considere cómo se solicitará, autorizará, ordenará, recibirá, entregará y pagará una compra. Considerar el establecimiento de límites de compra para los diversos niveles de empleados y personal. Incluya procedimientos para compras ad-hoc, opciones de pago y compras que pueden requerir una respuesta de otros departamentos. Por ejemplo, la compra de nuevas computadoras por parte del departamento administrativo requerirá la participación y la participación del departamento de TI para comprar elementos de instalación, como cables, módems y enrutadores.
Formular un proceso paso a paso para administrar el papeleo en el proceso de compra. Dependiendo de las necesidades del negocio, puede requerirse un proceso de compra electrónico en lugar de uno basado en papel.
Diseñe los formularios requeridos para cada compra o compre formularios de acuerdo estándar de un proveedor de suministros de oficina. Los formularios pueden incluir un formulario de solicitud de compra con espacio para autorización, un formulario de pedido para enviar al proveedor, un formulario para recibir los artículos en un almacén principal y otro que reconozca la entrega al departamento solicitante.
Diseñe un proceso para gestionar las quejas y la responsabilidad, revisando las relaciones con los proveedores y las estructuras de descuento, monitoreando los presupuestos de compra y revisando y mejorando el proceso de compra. Ajustar y modificar el proceso de compra puede producir mejores rendimientos si se lo aborda de manera metódica. Las revisiones trimestrales y anuales podrían agregarse a los resultados de la compañía.
Cree un manual de procedimientos de compra que describa una guía paso a paso para que el personal la siga. El manual debe proporcionar pasos claros que cada miembro del personal debe seguir para solicitar, obtener una autorización y realizar un pedido de compra. También debe identificar a quienes administrarán el proceso y están autorizados para aprobar una compra, así como una lista de proveedores aprobados y una lista de formularios que muestre la ubicación física de los formularios o dónde se encuentran en la red de computadoras de la compañía.
