Es fácil caer bajo la idea errónea de que el dinero de las empresas está haciendo una de dos cosas: entrar o salir. Hay una tercera categoría: limbo.Cuando está en el limbo, el dinero está esperando la atribución de la cuenta o aún no se ha cobrado o recibido. A veces, estos fondos se rastrean a través de una cuenta temporal, una especie de estación de paso. Conocido popularmente como la "cuenta de compensación", a menudo también se les conoce como cuentas de lavado, cuentas de trueque, cuentas de saldo cero e incluso solo cuentas temporales.
¿Qué es una cuenta de compensación?
Las cuentas de compensación a veces se pueden confundir con "cuentas de suspenso", comprensibles ya que ambas son cuentas temporales que esperan más información antes de que pueda darse el siguiente paso.
Donde difieren es que una cuenta de suspenso se trata de resolver un misterio o problema. Tal vez algún cliente haya pagado varias cosas a la vez en una suma global y existe cierta dificultad para descifrar cómo se desglosa ese pago. El pago se realiza en la cuenta de suspenso hasta que esto se resuelva y se entienda a dónde pertenece el dinero.
Sin embargo, la cuenta de compensación es muy parecida a un libro de contabilidad general utilizado como recordatorio de los servicios o bienes recibidos o vendidos que aún no se han facturado, u otras transacciones que aún no se pueden registrar en detalle. A veces, se usa como una forma de rastrear un proyecto en curso, por ejemplo, una renovación de una oficina donde las facturas se envían periódicamente pero que requieren un pago global a un contratista general en una fecha posterior. Una vez que el pago vence y se realiza, puede publicarse en las cuentas correctas y borrarse de la cuenta de compensación.
Otro ejemplo es una compañía que trabaja en libros de fin de año fiscal. Pueden estacionar los ingresos y los costos relacionados con este proyecto en la cuenta temporal o de compensación hasta que se complete la revisión. En ese momento, pueden transferir dichos ingresos y gastos de la cuenta de compensación a sus ganancias netas.
Cuando una empresa necesita una cuenta de compensación
El volumen generalmente tiene mucho que ver con la necesidad de liquidar cuentas. Digamos que hay que pagar la nómina. La cuenta de compensación de nómina debe ser una cuenta de saldo cero. Justo después de que los pagos se contabilizan, antes de que se emitan a los empleados, los fondos de la nómina se transfieren a la cuenta de compensación. Cuando se cobran, la cuenta vuelve a cero y se registran todos los pagos.
Quizás hay una compañía que hace muchos negocios en efectivo, como un servicio de recolección de desperdicios que recauda de personas todo el día y recibe efectivo en cada parada o dos. Este propietario podría usar una cuenta de compensación para registrar rápidamente las transacciones y el efectivo hasta que pueda registrar y asignar fondos a sus cuentas correctas al final del día o al final de la semana.
Cuando hay un flujo constante de ingresos entrando o saliendo, una cuenta de compensación puede ser útil para realizar un seguimiento de lo que está en transición o será necesario tener en cuenta en las próximas semanas.
Es importante tener en cuenta que el objetivo principal de usar cuentas de compensación es simplificar la vida durante la fase de transición con dinero. Si uno usa una sola cuenta de compensación para todo tipo de transacciones, no sirve para nada.
En cambio, una empresa debe tener una cuenta de compensación de nómina y otra para administrar los gastos, y así sucesivamente. Al hacerlo, el dinero se mantiene en sus categorías apropiadas para facilitar la resolución de problemas y el monitoreo, según sea necesario. No hay límite a la cantidad de cuentas de compensación que una empresa puede usar en las prácticas contables, ya que son cuentas de saldo cero que no se pretende mostrar en los libros de contabilidad finales. Se trata de lo que tiene sentido para registrar transacciones y hacer saldos de libros.
Cómo configurar una cuenta de compensación
La configuración de una cuenta de compensación depende de dónde lo esté haciendo. Say Quickbooks es su software de elección. Abra "listas", luego seleccione "Plan de cuentas" y haga clic con el botón derecho en cualquier lugar aquí, luego seleccione "nuevo". Ahora debería haber una ventana "Agregar nueva cuenta", así que seleccione el botón "banco". Quickbook señala que hay varios tipos de cuentas para elegir, pero "banco" es el mejor para una cuenta de compensación debido a la flexibilidad que ofrece.
"Banco" le permite pagar en la cuenta usando "recibir pagos" o "hacer depósitos". Al pagar, puede usar "escribir cheques" o "pagar facturas". Otra ventaja es que la cuenta bancaria será un balance elemento, así como un estado de flujo de efectivo, que muestra como saldos y también los cambios en los saldos.
Luego está el sentido práctico, porque la asignación de gastos a gastos generales o de clase utilizando cheques cero significa que se necesita una cuenta "bancaria" para la cuenta de compensación.
Pero, vuelva a crear la cuenta de compensación: una vez que haya seleccionado "banco", presione "continuar" y ahora ingrese un título en el campo del nombre de la cuenta: compensación, trueque, lavado, temporal son todos buenos nombres para esta cuenta, y tal vez para que departamento Tales como, "cuentas por pagar de compensación".
No ingrese un saldo de apertura ahora. Solo guárdalo y cierra.
Pero espera hay mas
Cada software de contabilidad ofrece diferentes opciones y controles de cuenta. El soporte de su producto tendrá pasos enumerados para instalar cuentas de compensación para ese sistema. Si su empresa es una pequeña empresa y usted emplea servicios externos para la contabilidad de fin de año, es aconsejable consultar a su contador para ver lo que sugiere como la mejor manera de preparar cuentas de compensación para las necesidades de su negocio. Ella puede enumerar qué categorías de cuentas de compensación beneficiarían sus operaciones.
Ya sea que utilice Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks o cualquier otro sistema de contabilidad, sus páginas de soporte explicarán cómo comenzar a liquidar cuentas, ya que son tan fundamentales para la mayoría de las prácticas de contabilidad empresarial. Algunos programas de contabilidad basados en la nube e incluso Quickbooks tienen complementos de terceros que ofrecen soluciones de cuentas de compensación a medida que vale la pena investigar.
Mantenerse responsable con cuentas de compensación
Las cuentas de compensación son excelentes para administrar el flujo de dinero y mantenerse al tanto de los patrones de tráfico de efectivo. Pero todo esto puede ir mal si no hay nadie responsable de mantener actualizada la cuenta de compensación.
Una cuenta de compensación debe revisarse mensualmente. La reconciliación es un papel crítico en la compensación del éxito de la cuenta. Sin reconciliación, las cuentas de compensación son todo menos claras.
Un mes es suficiente tiempo para que designe una cuenta de operaciones para cada transacción enumerada en la cuenta de compensación. Es tiempo suficiente para transferir los fondos correctos a dichas cuentas para estas entradas.
Todo lo que quede en la cuenta de compensación después de esta duración es una transacción que necesita ser perseguida. Por ejemplo, ¿por qué un proveedor no cobra ese cheque? ¿Fue incluso recibido? De lo contrario, podría simular la capacidad de la empresa de recibir acciones o de obtener los servicios necesarios de manera oportuna.
Asegurar que los cheques se cobren, no solo recibir depósitos, es parte de ser un negocio exitoso. Después de todo, cuando los proveedores de servicios se dan cuenta de que usted es responsable de que el dinero vaya y venga, creará mejores relaciones de trabajo a largo plazo, porque saben que está prestando atención a pagarles por sus servicios.
Cómo escribir cuentas de compensación en una hoja de balance
La nómina es un uso popular para una cuenta de compensación y es un gran ejemplo de cómo funciona una cuenta de compensación.
Como cualquier cuenta de compensación, las cuentas de compensación de nómina son una cuenta de saldo cero. Debido a la naturaleza de año a año de la nómina y cómo las cosas pueden cambiar con tanta frecuencia en la retención de impuestos y otras deducciones, es genial usar una cuenta de compensación para ayudar a conciliar estas cosas. Y, cuando ocurren errores o se deben hacer ajustes, puede ser un proceso más sencillo de resolver cuando se encuentra en una cuenta de compensación de trabajos en curso en lugar de una línea de pedido en A / P o A / R. Es por eso que a los contadores les encanta usar las cuentas de compensación: ayuda a evitar las entradas desordenadas en otros lugares
- Salarios $ 22,476
- Compensación al trabajador $ 1,348.56
- Impuestos al empleador $ 4,719.96
- Honorarios de nómina $ 77
- Saldo de la cuenta de compensación $ 28,621.52
Todas estas sumas se enumeran como débito en el lado izquierdo del libro de contabilidad. El saldo de la cuenta de compensación es el total de los salarios, la compensación del trabajador, los impuestos del empleador y las tarifas de nómina, todo el dinero involucrado en la dispensación de salarios.
En el lado derecho del libro mayor, un crédito aparece como $ 28,621.52, el mismo que el total del dinero relacionado con el salario de la cuenta de compensación.
Una vez que se cobran los cheques de pago, la suma debe sumar hasta $ 22,476, y esto se puede reconciliar a cero. Cuando el pago de la indemnización del trabajador va al gobierno, se convierte en cero. Igualmente para la presentación de impuestos y pago de los servicios de nómina.
Por lo tanto, a medida que cada artículo de línea se retira o se paga a lo largo del mes, o al final del mes, se concilia, y después de que todo se haya dicho y hecho, la cuenta de compensación debe volver a un saldo de cero. De aquí proviene el término "reducción a cero": es el resultado que se obtiene al compensar los elementos de la cuenta de compensación.
Cómo tomar nota de las cuentas de compensación en QuickBooks
El equipo de Intuit detrás de Quickbooks ha convertido el uso de cuentas de compensación en un procedimiento bastante simple.
Primero, cree una entrada de diario y luego agregue la cuenta A / R o A / P a partir del cual estas moviendo dinero Ahora agregue la cuenta de compensación. Guardar esta entrada de diario.
Luego cree una segunda entrada de diario y agregue la cuenta de compensación a esta entrada. A continuación, agregue la cuenta A / P o A / R a la que moverás dinero.
Finalmente, en "Pagar facturas" o "Recibir pagos", vincule estas dos entradas de diario.
Cuando los saldos cero no ocurren
Ya sea que se utilicen para la nómina, las cuentas por pagar, las transacciones en efectivo que necesiten una resolución posterior o las cuentas por cobrar, las cuentas de compensación casi siempre tienen que volver a cero después de que las transacciones entran y salen. Cuando se borran las cuentas no se reconcilian con cero, esto causa problemas que surgen en el libro mayor.
La reconciliación es la misma que con otras cuentas. Si los pagos no coinciden dólar por dólar, es importante preguntar por qué. Si los pagos salen por sumas incorrectas, eso debe ser resuelto. Si los cheques no se cobran, es hora de que se cobren. Todo esto va a conciliar la cuenta de compensación. Cuando los totales correctos se ponen a cero, la cuenta de compensación alcanzará un saldo de cero y el proceso de compensación puede comenzar de nuevo.
Consideraciones finales
Cuando las pequeñas empresas están involucradas, las cuentas de compensación pueden tener inconvenientes. Si no hay suficientes transacciones para justificar la adición de esta capa de transparencia y redundancia, puede ser un trabajo adicional que no es necesario. Las entradas no resueltas que están desaprovechadas por centavos y dólares pueden crear más problemas de los que valen, pero mantenerse al tanto de esto semana a semana y mes a mes puede mantenerlos al mínimo.
Además, es posible que también pueda tener un impacto negativo en los resultados para las pequeñas empresas. Puede ser que transferir fondos a una cuenta de compensación puede significar perder ganancias de intereses en los ahorros corporativos, lo que no es probable que sea una suma grande, pero ¿no cuenta cada centavo en la salud de las pequeñas empresas?
En última instancia, liquidar cuentas puede ser una herramienta tremenda para muchas empresas. Si las cuentas de compensación son beneficiosas para su empresa se reduce al volumen de transacciones y al número de manos involucradas en la contabilidad corporativa. Si ha buscado una mejor transparencia y libros de contabilidad más limpios, borrar cuentas podría ser la solución que está buscando.
