Las cuentas de compensación de nómina son una forma beneficiosa para que las empresas administren su proceso de nómina. Las grandes empresas pueden automatizar su proceso de cheques de nómina utilizando un PCA y depósito directo, lo que permite menos tiempo para que los cheques salgan de su cuenta bancaria. Los PCA también protegen la integridad de la cuenta bancaria principal de una empresa.
Definición
Una cuenta de compensación de nómina es una cuenta bancaria de saldo cero utilizada por las compañías para compensar los cheques de nómina de los empleados. Un PCA es popular entre las grandes empresas que tienen varios miles de cheques de empleados cobrados en cada período de pago. La PCA mantiene el dinero en efectivo separado de la cuenta bancaria regular de la compañía y ayuda a proteger a la compañía de que su cuenta operativa diaria se vea comprometida por personas externas. También ayuda a mantener la integridad con el sistema de depósito directo que es estándar con la mayoría de las compañías.
Proceso de nómina
Una vez que los montos de la nómina han sido aprobados en papel, se realiza una transferencia desde la cuenta bancaria principal de la empresa a su PCA. Esta transacción usualmente ocurre unos días a una semana antes de la próxima fecha de pago. Si la compañía utiliza el depósito directo, las transferencias se realizarán desde la PCA a las cuentas bancarias de los empleados a una hora específica en la fecha de pago. Si la compañía emite cheques en papel, estos saldrán contra el saldo de PCA hasta que llegue a cero y todos los cheques hayan sido cobrados.
Revisión de cuenta
La mayoría de las veces el proceso de nómina de PCA funciona en un orden ininterrumpido para compensar los cheques de nómina. Cualquier excepción dará lugar a una revisión de la cuenta de la PCA y los cheques de nómina pendientes. Los empleadores de depósito directo recibirán un informe de excepción de su banco sobre qué cheques de pago de empleados no se depositaron como resultado de un error. Para los cheques de papel, es más difícil para los empleadores averiguar qué empleados no cobraron sus cheques. La impresión de un extracto bancario en línea y la conciliación de la cuenta es la mejor opción para este escenario.
Ventajas
La compensación de nómina de PCA puede tener algunas ventajas sólidas para las empresas. Lo más importante es que evita el acceso no deseado a la cuenta bancaria principal de la empresa. Si el PCA se ve comprometido, se puede cerrar y configurar otro con un número de cuenta diferente. Otra buena ventaja es que ayuda en el proceso de depósito directo para grandes empresas. Los estados de cuenta bancarios y los informes se pueden generar desde la PCA sin incluir muchas transacciones innecesarias de las operaciones diarias incluidas.
Desventajas
El pago de la nómina de PCA puede ser inadecuado para pequeñas y medianas empresas que tienen menos empleados. Si la compañía emite la nómina utilizando cheques en vivo, el seguimiento del saldo restante en la PCA puede llevar mucho tiempo. Algunas empresas solo mantienen el saldo de la nómina en la PCA durante unos días; Los empleados que intenten cobrar cheques después de esta fecha no podrán hacerlo. Esto crea más trabajo para el departamento de contabilidad reemitiendo cheques para los períodos de nómina anteriores.
