El sistema de nómina proporciona el medio necesario para que el empleador procese su nómina. Siempre que el sistema de nómina satisfaga las necesidades de nómina del empleador, este último puede utilizar el sistema que desee.
Manual
Se debe elegir un sistema de nómina manual después de una deliberación cuidadosa. Este sistema requiere que la persona de nómina procese la nómina completa a mano; aumentando la probabilidad de errores. Los empleadores deben utilizar un sistema de nómina manual solo si tienen pocos empleados. La ventaja de este sistema es que su implementación es económica.
Los empleadores pueden comprar hojas de tiempo estándar en una tienda fija y hacer que los empleados las completen. El empleador puede realizar cálculos de salarios e impuestos en una calculadora, escribir a mano cheques de pago / talones de pago o usar una máquina de escribir y mantener los datos de la nómina de pago en cajas de almacenamiento. Sin embargo, intentar usar este sistema si uno no tiene conocimiento sobre las leyes de nómina, o si la nómina es demasiado grande, puede resultar en un cheque de cheques y un procesamiento de impuestos inexactos.
En casa computarizado
El sistema computarizado interno es una alternativa viable si un empleador quiere eliminar el procesamiento manual de la nómina. Este sistema implica el uso de software de nómina, como Z-Pay, Ultipro y QuickBooks, que puede almacenar datos de nómina para el cumplimiento de los registros. Calcula salarios y deducciones en base a los datos ingresados. Por ejemplo, la persona encargada de la nómina ingresaría el estado de presentación, el estado de trabajo y las asignaciones del empleado en el software de nómina. El software de nómina tiene las tablas de retención federales y estatales codificadas en el sistema y realiza los cálculos.
Este sistema requiere que el empleado invierta y mantenga el software de nómina. Dependiendo de la complejidad del software, el personal de nómina puede requerir una capacitación extensa. Si la nómina es pequeña, una única persona de nómina puede manejar el procesamiento de la nómina. Pero si la nómina es grande, con miles de empleados, un empleador tendría que contratar un personal de nómina completo, que puede incluir empleado / asistente de nómina, especialista de nómina, supervisor de nómina y administrador de nómina. Este sistema puede resultar caro para los empleadores.
Subcontratado
La externalización de la nómina a un proveedor de servicios de nómina suele ser una alternativa rentable y que ahorra tiempo para los empleadores. Los servicios de nómina tienen profesionales de la nómina que procesan la nómina de los clientes, incluidos los pagos de depósito directo, los cheques en vivo y el procesamiento de W-2. Los empleadores pagan una tarifa fija por este servicio, eliminando la necesidad de pagar los salarios y beneficios del personal de nómina en el lugar. Además, los empleadores no tienen que lidiar con problemas de software de nómina. En última instancia, la nómina de contratación externa le da al empleador tiempo para centrarse en otras tareas.
Muchos proveedores de servicios de nómina ofrecen soluciones de nómina en línea, que permiten a los empleadores acceder a los datos de nómina de los empleados y a los registros de nómina en línea. Además, los servicios de nómina generalmente ofrecen a los clientes diferentes métodos de transmisión de horas de nómina para cada período de pago, como por fax, correo electrónico o en línea.
La desventaja de la subcontratación es que cuando los empleados tienen problemas de nómina, es posible que no haya ayuda inmediata disponible. Además, cuando un servicio de nómina comete ciertos errores de impuestos de nómina, el IRS penaliza al empleador, no al servicio de nómina. En consecuencia, algunos empleadores contratan un administrador de nómina en el lugar, que trabaja como enlace para el servicio de nómina y el empleador.
