La Ley Federal de Normas Laborales dice que las empresas deben mantener un registro de las horas de los empleados, pero no especifica cómo. Aunque esto significa que puede usar cualquier cosa, desde una hoja de registro en papel hasta un sistema informático complejo, la compañía es la responsable final de asegurarse de que las hojas de tiempo sean correctas, no de los empleados. Por esta razón, el método no es tan importante como encontrar un sistema que funcione y mantenerlo constantemente.
Requisitos de seguimiento
La FLSA exige que los registros de nómina incluyan datos específicos sobre las horas trabajadas y los salarios que gana un empleado. No importa cómo realice un seguimiento de las horas de los empleados, los datos de las horas de trabajo deben incluir la hora y el día en que comienza la semana laboral de los empleados, las horas trabajadas cada día y el total de horas trabajadas cada semana. Además, debe conservar los documentos de origen, como tarjetas de horarios, horarios de trabajo y boletos de trabajo, durante dos años, ya sea en el sitio o en una ubicación de almacenamiento central fuera del sitio.
Seguimiento de tiempo estándar
El seguimiento de tiempo estándar funciona tanto para empleados a tiempo completo como a tiempo parcial, ya sea que trabajen en el mismo horario o en horarios diferentes cada semana. Con el seguimiento estándar, los empleados deben entrar y salir con un reloj electrónico o una computadora, de dos a cuatro veces al día, dependiendo de si se toman un descanso para comer. De acuerdo con el Departamento de Trabajo de los EE. UU., Puede establecer una política, como el tiempo de grabación a los cinco minutos más cercanos o una décima de hora, que tenga en cuenta las discrepancias menores entre los registros del reloj y las horas reales trabajadas, ya que no todos los empleados pueden registrarse. o fuera exactamente al mismo tiempo.
Seguimiento de excepciones
Puede registrar las horas utilizando el seguimiento de excepciones para los empleados administrativos o de otro tipo que generalmente trabajan las mismas horas cada semana. Con el seguimiento de excepciones, crea un formulario que muestra las horas de trabajo estándar y requiere que los empleados registren el tiempo solo si varía de un día laboral normal. Por ejemplo, si la jornada laboral normalmente comienza a las 8 a.m. y un empleado llega a las 8:10 a.m. pero trabaja el resto del día como de costumbre, la hora de inicio mostrará la excepción y las horas de trabajo del día serán de 10 minutos.
Seguimiento de empleados fuera del sitio
La mayoría de las empresas usan software de computadora para rastrear las horas de trabajo de los empleados que trabajan en el hogar o en ubicaciones externas. El seguimiento del tiempo virtual registra la asistencia en tiempo real, más a menudo en segundos. Configure el programa para que se ejecute automáticamente cuando un usuario inicie sesión en la computadora de su trabajo para reducir la posibilidad de que un empleado se olvide de ingresar. De esa manera, la primera pantalla que verá un empleado cada mañana es su tarjeta de tiempo virtual. Las opciones para el seguimiento de tiempo virtual van desde programas gratuitos hasta software propietario.
