Cada empresa debe tener un presupuesto bien pensado que tenga en cuenta los objetivos de la empresa, la motivación de los empleados y las limitaciones financieras de la empresa. Además, la compañía debe considerar tanto las actividades financieras y comerciales anteriores de la compañía como los objetivos que la compañía tiene para el futuro.
Estableciendo objetivos
Antes de determinar el presupuesto de la compañía, el comité de presupuesto u otros decisores clave deben establecer objetivos para el futuro de la compañía. Los objetivos podrían incluir ahorros de costos, por ejemplo, que requerirían una forma de presupuesto muy diferente a los objetivos para expandir una empresa a una segunda ubicación.
Determinación de recursos disponibles
Los objetivos de una empresa deben influir en el proceso de presupuesto, pero ciertamente no deben dictarlo por completo. Una empresa también debe analizar los recursos disponibles y determinar qué tiene disponible para alcanzar sus objetivos. De hecho, los recursos disponibles pueden dictar, en gran medida, los objetivos de la empresa. Los recursos disponibles no se limitan al efectivo que la compañía tiene disponible, sino que también podrían incluir préstamos potenciales o inversión externa adicional. Además, una empresa debe considerar sus proyecciones de ventas para el próximo año.
Proyectando Necesidades Futuras
Un presupuesto está orientado hacia el futuro y requiere cierta cantidad de estimación. Obviamente, es imposible predecir con exactitud perfecta cuáles serán las futuras necesidades presupuestarias de su organización. Hay, sin embargo, algunas fuentes importantes de datos que puede consultar para llegar a una estimación. Estas fuentes incluyen datos anteriores de la compañía, cualquier información disponible sobre competidores y un análisis de las tendencias económicas y regulatorias actuales y en desarrollo que pueden hacer que el año próximo sea diferente de los años anteriores.
Hacer coincidir las necesidades futuras con los recursos disponibles
Más a menudo que no, sus recursos disponibles no se ajustarán perfectamente a sus necesidades futuras proyectadas. Es en esta fase del ciclo presupuestario que puede necesitar comprometer y negociar entre sus departamentos para determinar la mejor manera de asignar los escasos recursos de su empresa. Debe tener en cuenta las prioridades y necesidades estratégicas de la empresa al pasar por este proceso.
Obtención de la aprobación final
Una vez que haya elaborado un presupuesto completo, el siguiente paso es obtener la aprobación del comité de presupuestos o de cualquier entidad que esté facultada para tomar la decisión final de sí o no sobre su presupuesto. Cuanto más rigurosamente haya trabajado para abordar las necesidades de todas las partes interesadas clave durante los pasos anteriores, más fácil será este proceso.
Distribuyendo los Fondos Aprobados
Una vez que el presupuesto se ha finalizado y aprobado, el paso final del proceso de presupuestación es distribuir los fondos asignados a los distintos departamentos y segmentos de negocios. Por lo general, este es el deber de un director financiero o de la compañía.
Monitoreo y Evaluación
Una vez que se ha finalizado el presupuesto y se han distribuido los fondos, el proceso de presupuestación no termina. Aún debe hacer un seguimiento activo del éxito del presupuesto que ha creado e implementado. Busque áreas donde falten recursos o donde parezca que haya desperdicio y tenga en cuenta estas áreas para futuros ciclos presupuestarios.
