Escribir mensajes de reclamaciones y ajustes requiere preparación y planificación antes de comenzar a escribir. Escribe desde un simple esquema para mantenerte organizado. Decide qué quieres que haga el lector. Por ejemplo, ¿quiere que le devuelvan su dinero o quiere que le cambien el producto? Una carta de reclamo es una forma de resolver problemas sobre errores cometidos y puede necesitar un ajuste. Un mensaje de ajuste es una respuesta a una carta de reclamación que se realizó contra su empresa.
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Mensaje de reclamo
Escriba sobre los hechos relevantes en el primer párrafo. Comience con el problema. Explique exactamente qué sucedió y la razón por la que está escribiendo la carta de reclamación.
Explique por qué cree que su reclamo debe concederse en el segundo párrafo. Dígale al lector acerca de los detalles de la reclamación y las responsabilidades legales y la imparcialidad. Por ejemplo, el producto no funcionó como se sugiere en el anuncio.
Comience el tercer párrafo solicitando acción. Solicita lo que esperas que haga el lector. Incluye una fecha en la que esperas acción. No amenace, pero explique qué pasos adicionales puede tomar si su solicitud no se cumple. Cierre con un "Sinceramente" y su firma sobre el nombre impreso.
Mensaje de ajuste
Comience su primer párrafo con una oración de aprobación. Dar al cliente las buenas noticias primero y cumplir con la reclamación del cliente.
Comience el segundo párrafo explicando el error. Explique la causa del problema. No le eches la culpa. Concéntrese en sus esfuerzos continuos para evitar errores y dificultades.
Exprese su aprecio por el negocio del cliente en el tercer párrafo. Discúlpate si sientes que debes hacerlo. Si no puede cumplir con todos los elementos del ajuste solicitado, explique por qué y agregue los detalles necesarios sobre cómo responderá a la solicitud.
Cierre la carta con "Sinceramente" e imprima y firme su nombre.
Revisa tu carta para asegurarte de que el tono sea amigable. Intenta no sonar condescendiente o mezquino.
Consejos
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Guarde una copia de su carta para sus registros.
Proporcione como documentos adjuntos, como facturas, material publicitario o recibos que puedan respaldar lo que está escribiendo.
