A pesar de la sofisticación de las computadoras y el software de contabilidad actuales, el proceso básico de nómina sigue siendo casi el mismo que hace décadas. Muy pocas empresas aún registran y procesan las nóminas a mano, pero es esencial que cualquier gerente comercial entienda cómo funciona el proceso de nómina para controlar adecuadamente los costos laborales y resolver problemas potencialmente costosos. Esto es cierto incluso si externaliza sus operaciones de nómina, una alternativa popular. El proceso de nómina comienza con el registro del tiempo que los empleados invierten en el trabajo. Esto puede ser tan simple como una hoja de tiempo manuscrita o involucrar el uso de relojes de tiempo computarizados que transmiten los datos directamente a una computadora que procesará la nómina. Antes de que pueda comenzar el procesamiento de la nómina, los empleados nuevos o aquellos cuyo estado haya cambiado deben completar un Formulario W-4 para retener las exenciones.
Cálculo de la nómina
El empleador reúne todos los registros de tiempo del empleado al final del período de pago, que pueden ser semanales, quincenales o algún otro período). El primer paso para calcular la nómina es encontrar el salario bruto de un empleado, que puede ser tan simple como sumar las horas trabajadas y multiplicar por la tasa de pago de la persona. Los ajustes pueden ser necesarios para incluir horas extras, comisiones, consejos y otras compensaciones. La compensación por gastos relacionados con el negocio, como los reembolsos de millas, a menudo se incluyen en el cheque de pago de un empleado después de calcular el pago, ya que estos reembolsos no están sujetos a impuestos. El siguiente paso es calcular el subsidio de retención de un empleado. Para hacer esto, necesita la Circular E de la Publicación 15 del W-4 y el IRS del empleado. Los salarios sujetos al impuesto federal sobre la renta son el salario bruto menos el monto total de las exenciones de retención.
Impuestos
La parte más complicada del proceso de nómina es calcular los impuestos. A los fines de la nómina, los impuestos se dividen en dos grupos: aquellos que el empleado paga y se deducen del pago bruto y los que pagan los empleadores. Los empleados pagan tres impuestos federales: impuesto sobre la renta, Seguridad Social y Medicare. Las instrucciones completas para calcular estos impuestos se encuentran en la Publicación 15 del IRS. En la mayoría de los estados, también existe un impuesto estatal sobre la renta. Las instrucciones para los impuestos estatales están disponibles en el Departamento de Impuestos o Impuestos del estado. Los impuestos pagados por el empleador son la contribución del empleador a la Seguridad Social y Medicare, el impuesto federal de desempleo y el impuesto estatal de desempleo - FUTA y SUTA. Use la Publicación 15 del IRS para calcularlos. Los impuestos FUTA y SUTA deben calcularse juntos porque hay un crédito en FUTA para SUTA pagado.
Desembolso
El estado final del proceso de nómina es pagar al empleado y remitir los impuestos. Hacer cheques de nómina es bastante simple. El cheque en sí es muy parecido a cualquier otro cheque. Sin embargo, los cheques de pago vienen con un talón de nómina, que es una lista escrita de los salarios, impuestos y cualquier otra deducción o ajuste. El comprobante de pago de la nómina, que se completa con cada artículo y los totales del año hasta la fecha, se entrega al empleado para su registro. Siempre es aconsejable revisar los cheques de pago antes de distribuirlos, ya que los errores pueden ser costosos. Por ejemplo, no quiere saber si una pulsación de tecla perdida hizo que se emitiera un cheque de pago de $ 3,000 cuando la cantidad correcta es de $ 300. Envíe los impuestos retenidos al IRS o al servicio estatal de ingresos de acuerdo con las instrucciones.
