Las subvenciones se refieren a premios de dinero o asistencia directa otorgada a personas u organizaciones merecedoras con el objetivo de promover o alcanzar ciertas metas u objetivos. Es muy importante tener registros bien mantenidos para todos los fondos de la subvención que recibe. El registro adecuado de las subvenciones por cobrar garantiza la responsabilidad, la precisión de los registros, la transparencia y la integridad. Las subvenciones por cobrar deben registrarse de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
Registre las subvenciones por cobrar como activos a su valor especificado, o en ausencia de un valor específico, regístrelas a su valor justo de mercado. Las subvenciones por cobrar como activos se refieren a donaciones de activos fijos (activos que no son fácilmente convertibles en efectivo, por ejemplo, terrenos o edificios) o asistencia financiera para la compra, construcción u otra adquisición de dichos activos. Estas donaciones normalmente vienen con un valor específico del donante que puede ser más bajo o más alto que su valor justo de mercado. Si el valor especificado difiere del valor razonable, registre el valor razonable como el valor del activo otorgado.
Depreciación de subvenciones, como vehículos automotores. Registre las concesiones por cobrar como activos depreciables como ingresos durante su período de depreciación y en las proporciones en las que se cargue la depreciación de esos activos. Por ejemplo, un vehículo motorizado recibido como una subvención debe registrarse como depreciado durante cuatro años si su tasa de depreciación es del 25 por ciento anual.
Reconocer y registrar las subvenciones relacionadas con los ingresos como un crédito en el estado de resultados. Estas subvenciones se refieren a subvenciones recibidas por gastos de compensación en los que ya se incurrió, a los ingresos que aún no se han obtenido del período actual y al informe anterior, y cualquier otra subvención que no sea atribuible a activos fijos. Deben registrarse solo cuando se hayan recibido o cuando haya recibido una confirmación de que se recibirán.
Las subvenciones registradas destinadas a reembolsar los gastos se utilizaron durante el período en que se incurrieron. Por ejemplo, los fondos de subvención recibidos en mayo de 2011 para los gastos incurridos en enero de 2011 deben registrarse como utilizados en enero de 2011 y no en mayo de 2011 cuando se recibieron. Las subvenciones recibidas para compensar los ingresos no devengados se deben registrar como utilizadas al monto estimado de ingresos no devengados para el período especificado.
Registros contables separados para subvenciones individuales dentro de su sistema contable para rastrear y monitorear de manera efectiva y eficiente las subvenciones por cobrar. Realice un seguimiento de todos los gastos relacionados con la subvención registrando todos los pagos y gastos relacionados con las subvenciones recibidas.
Crear archivos físicos para cada subvención. Archivo de todas las facturas y otros documentos, tales como comprobantes de pago en sus respectivos archivos de subvención. Esto ayuda a documentar todas las transacciones de subvenciones individuales, así como a almacenar documentos para futuras referencias.
Consejos
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Consulte a un contador para que lo ayude a registrar los fondos de su subvención de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Registre las subvenciones por recibir solo cuando esté seguro de que se recibirán.
Cumplir plenamente con todas las condiciones de información del otorgante.
