La confidencialidad es de suma importancia para las organizaciones, ya que se relaciona con la competencia, las estrategias de marketing y la información de los empleados. Cuando la información se obtiene fácilmente, deja a una empresa vulnerable a la responsabilidad y los juicios, y posiblemente les quita su ventaja competitiva. Es responsabilidad de la organización tomar medidas para evitar que los empleados violen la confidencialidad.
Al momento de la contratación, generalmente durante la orientación para nuevos empleados, asegúrese de que los empleados estén bien conscientes de las expectativas de la organización de que no se violará la confidencialidad. Explique las consecuencias, por ejemplo, si se descubre que un empleado incumple la confidencialidad, estará sujeto a medidas disciplinarias y posiblemente podrá ser despedido.
Asegúrese de que los empleados que manejan registros confidenciales e información estén informados y capacitados sobre cómo proteger la información. Convierta en un requisito que las computadoras tengan protectores de pantalla con contraseñas y que los registros o documentos importantes estén restringidos a un área que pueda ser bloqueada y protegida. Además, exija a cada empleado que tenga su propia contraseña confidencial, que no se puede entregar a nadie más que a su supervisor.
Cree una política de confidencialidad y haga que los empleados firmen lo que reconocen, han leído y comprendido la política. Esta política se puede utilizar como motivo de castigo en caso de que se rompa la política de confidencialidad de la empresa.
Además de la política de confidencialidad, el personal responsable de las estrategias de marketing, las invenciones y otra información importante debe estar obligado a firmar acuerdos de no competencia.
Sea selectivo sobre cuándo y qué tipo de información confidencial importante se difunde y a quién se difunde. Haga una lista de dónde se guardan los registros confidenciales importantes y quién debe ser responsable de ellos. Además, mantenga una lista de quién puede ver qué información y cuándo pueden tener acceso a ella.
Consejos
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Durante las entrevistas, solicite a los empleados potenciales que expliquen qué tipo de información confidencial han sido responsables en el pasado y qué tan familiarizados están con las políticas de confidencialidad.
Advertencia
No permita que los empleados chismosos y conversadores sean responsables de mantener la información y los registros confidenciales.
