Un diagrama de flujo de trabajo representa visualmente el movimiento y la transferencia de recursos, documentos, datos y tareas a través de todo el proceso de trabajo para un producto o servicio determinado. Un diagrama de flujo construido con éxito representará el flujo de trabajo correcto de manera rápida y clara.
Mejorar la eficiencia y evitar cuellos de botella
Muchos procesos de trabajo pueden ser complicados y complejos, por lo que es importante representar visualmente cómo se completan las tareas para mejorar la comprensión y la eficiencia de los empleados. Los diagramas de flujo de trabajo establecen claramente quién es responsable de cada etapa, qué documentos y recursos necesitan, y la cantidad de tiempo necesario en cada etapa. Conocer los roles de los empleados y los requisitos de recursos para la producción permite a la administración definir fácilmente las debilidades y aliviar los cuellos de botella. Los cuellos de botella son aspectos del flujo de trabajo que dificultan y ralentizan el tiempo de ciclo general del proceso.
Aumentar la responsabilidad y la comunicación
La representación visual de todo el proceso de flujo de trabajo permite a los empleados comprender mejor no solo sus responsabilidades laborales, sino también las funciones de otros empleados, lo que aumenta la responsabilidad. La creación de un diagrama de flujo de trabajo exitoso y preciso aumenta el conocimiento en el lugar de trabajo debido a la investigación requerida y la compilación de datos. La comunicación también mejora cuando los empleados comprenden mejor el proceso de flujo de trabajo.
Usando formas para mostrar la actividad
Los diagramas de flujo de trabajo utilizan formas específicas que corresponden a diferentes tipos de actividades. Un óvalo muestra dónde comienza y termina el flujo de trabajo. Los rectángulos representan una actividad de proceso, tarea o análisis. Los diamantes representan un proceso de toma de decisiones, que generalmente resulta en dos posibles direcciones de flujo de trabajo. Si la respuesta a una decisión es sí, el flujo de trabajo continúa en la ruta prevista, pero si la respuesta es no, es posible que el flujo de trabajo tenga que tomar otra ruta para resolver el problema. Un diagrama con muchas formas de diamante puede ser más difícil de seguir visualmente. Los círculos representan conectores de una actividad a otra.
Implementación de diagramas de flujo de trabajo
Aunque el diseño del diagrama de flujo de trabajo puede ser un proceso extenso y lento, su implementación puede ser más difícil. Los gerentes no pueden simplemente publicar un diagrama en el lugar de trabajo y esperar que los empleados se lo entreguen sin ninguna orientación. La mayoría de los diagramas deben ir acompañados de una teoría de mejora del flujo de trabajo como manufactura esbelta, Six Sigma o gestión de calidad total. (Ver referencia 1)
Alternativas a los diagramas de flujo de trabajo
Algunas empresas utilizan alternativas a los diagramas de flujo de trabajo, como el proceso, la planificación empresarial y el control de flujo. Un proceso, o mapa de procesos, es un concepto muy similar al flujo de trabajo y los diagramas de flujo de trabajo. Un proceso de trabajo es más específico que el flujo de trabajo, y se centra más en entradas y salidas que en la transferencia de datos, documentos y responsabilidades de tareas. La planificación empresarial se centra más en los objetivos a largo plazo que en mejorar el flujo de trabajo actual. Los gerentes interesados en el control de flujo buscan específicamente mejorar el control de inventario.
