Si compra bienes o servicios de un proveedor, es probable que tenga un interés personal en sus transacciones mensuales con esos negocios. Lo mismo ocurre con cualquier cliente que compre bienes o servicios de usted como propietario de un negocio. Para proporcionar un informe detallado de las actividades mensuales de un cliente o de un cliente, muchas empresas ofrecen un estado de cuenta. Aunque algunas empresas todavía los envían por correo, también pueden proporcionarse por correo electrónico o un portal web. El documento sirve como una cortesía, ayudando a sus clientes a equilibrar sus propios libros.
Consejos
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Un estado de cuenta es un documento que muestra a un cliente un informe de cada transacción dentro de un ciclo de facturación específico.
¿Qué es un estado de cuenta?
Un estado de cuenta proporciona una lista de las transacciones de un cliente para un período de tiempo designado. Similar al estado de cuenta bancario que recibe para sus propias transacciones financieras, el estado de cuenta comercial detalla las fechas de inicio y finalización, el saldo inicial, el saldo final y todos los débitos y créditos que ocurrieron entre esas dos fechas.
En general, las empresas solo envían un resumen de cuenta a los clientes que tienen una cuenta y han firmado los acuerdos correspondientes. Dependiendo de sus preferencias personales, puede decidir enviar solo estados de cuenta a aquellos que tuvieron actividad en un mes determinado. Esto es especialmente beneficioso si tiene algunos clientes que no le compran cada mes. Le ahorrará el gasto adicional de enviar estados de cuenta con cero saldos.
Formato de un estado de cuenta
Si nunca ha redactado un extracto de cuenta, es posible que no sepa cómo formatearlo. La buena noticia es que hay muchas plantillas disponibles para ayudarlo, incluidas algunas en Microsoft Word. Simplemente necesita tener las palabras "extracto de cuenta" en la parte superior e incluir el nombre y la dirección del cliente debajo de "to" y su nombre y dirección debajo de "from". A continuación, detallará cada transacción que tuvo lugar durante el mes. incluyendo todas las compras y créditos y manteniendo un saldo corriente en la columna de la extrema derecha a medida que avanza. En la parte inferior, debe haber una cantidad total debida en la lista, así como instrucciones sobre cómo pagar.
Si a su cliente se le factura automáticamente, asegúrese de dejar esto en claro en el extracto. Esta es una declaración de información solamente. Sus clientes pueden estar lidiando con una pila de facturas y estados de cuenta y no tienen tiempo para revisar sus propios registros para determinar si ya han pagado o no. Si debe adjuntar una factura a la parte inferior para evitar imprimir estados de cuenta separados para quienes pagan automáticamente, asegúrese de anotar en esa factura que el pago se cargará para evitar pagos duplicados.
¿Qué es un extracto bancario y su propósito?
Cuando las empresas emiten estados de cuenta, a menudo lo hacen como una conveniencia para los clientes, aunque tenga un costo adicional, especialmente si lo envía por correo postal. La rentabilidad de este tipo de cortesía puede ser cuestionable a menos que pueda vincularlo directamente con un aumento en el pago de sus facturas a tiempo por parte de sus clientes. Si reciben continuamente un aviso de sus transacciones junto con una factura que facilita el pago, es posible que en realidad envíen el pago en lugar de dejarlo a un lado hasta que puedan verificar lo que compraron el mes anterior.
En el extremo del cliente, el propósito de un estado de cuenta es facilitar la contabilidad. Es probable que sus clientes reciban un flujo de facturas cada mes, lo que significa que el suyo es uno de muchos. La información que proporcione se puede comparar fácilmente con sus propios libros. A medida que avanza el año, pueden ver los datos históricos relacionados con el negocio que hacen con usted y usar la información para establecer futuras previsiones presupuestarias.
Estado de cuenta ejemplos
El mejor ejemplo de un extracto de cuenta es el extracto bancario que recibe todos los meses. Obtendrá esto para todas sus cuentas, incluidas sus cuentas bancarias personales, las cuentas de inversión que posea, sus tarjetas de crédito y las cuentas financieras de su propia empresa. Por lo general, tiene una fecha de inicio a fin, un saldo inicial, un saldo final y un registro de todas las transacciones que tuvieron lugar durante ese período de tiempo.
Al igual que con el estado de cuenta de su empresa, un estado de cuenta bancaria puede enviarse por correo postal en papel o puede verse en línea. Si está relacionado con su tarjeta de crédito, es probable que vea una factura en la parte inferior del estado de cuenta que incluye el monto que debe pagar y la fecha de vencimiento. A diferencia de los estados de cuenta, su estado de cuenta bancario puede aparecer incluso si no tuvo transacciones en el mes.
Objetivos de un extracto bancario
El objetivo de un extracto bancario es la transparencia. Los clientes desean ver todas las transacciones registradas en sus cuentas durante todo el año. Antes de la banca en línea, los clientes rastreaban sus transacciones en un registro de cheques y conciliaban la cantidad cuando ese estado de cuenta mensual llegaba por correo. Si se olvidaron de registrar una transacción, la verían en la declaración y serían capaces de corregir rápidamente el error. De manera similar, las empresas también realizaron un seguimiento de sus transacciones financieras en libros de contabilidad en papel y verificaron las cantidades con el estado de cuenta mensual.
La tecnología ha cambiado todo eso. Ahora las empresas y los individuos pueden iniciar sesión las 24 horas y ver la información más reciente sobre las transacciones. No es necesario mantener una cuenta corriente, pero si realmente quieren estar al día, pueden configurar sus cuentas para alertarlos cada vez que se produzca una nueva transacción. Para las empresas, el software de contabilidad y contabilidad facilita el mantenimiento de una visión general constante de todos los gastos comerciales.
¿Cuál es la diferencia entre facturación y facturación?
Dado que los estados de cuenta pueden incluir una factura en la parte inferior, puede confundirse fácilmente con una factura o factura. Puede notar que su factura mensual de cable, por ejemplo, tiene información sobre los diversos cargos, al mismo tiempo que incluye un comprobante de desprendimiento en la parte inferior para que envíe el pago si no está pagando electrónicamente. Esta es una factura en lugar de un estado de cuenta porque no detalla todas las transacciones que se produjeron en su cuenta durante el período del estado de cuenta.
Sin embargo, la diferencia entre facturas y facturas puede ser aún más sutil. Los términos a menudo se usan indistintamente, pero la diferencia está en la forma en que el destinatario se refiere a ellos.Una empresa a menudo solicita una factura, que es un documento que evidencia el endeudamiento de una persona con otra. Es raro que veas a una persona llamar a su factura por cable una factura, y cuando llega por correo, generalmente está etiquetada como una factura, mientras que una factura generalmente viene con un encabezado que dice “factura”.
Otra diferencia entre los dos es que una factura puede verse como una forma de crédito. El cliente tiene un cierto período de tiempo para pagar después de que se haya completado la solicitud del producto o servicio. Una factura, por otro lado, se debe a un plazo muy estricto. Si recibe una factura después de cenar en un restaurante, la fecha límite es inmediata. Sin embargo, técnicamente su factura de agua podría denominarse factura, ya que puede tener hasta un par de semanas para pagarla, lo que significa que la compañía de servicios públicos le está extendiendo el crédito como cliente recurrente. Aquí es donde la diferencia entre los dos puede ser turbia.
¿Cuánto dura un ciclo de estado de cuenta mensual?
Los estados de cuentas siguen un ciclo de facturación, que depende de las preferencias de la empresa que los emite. Un ciclo de facturación se define como el período de tiempo entre una fecha del estado de cuenta y la siguiente. Hay un claro inicio y final de cada ciclo de facturación, con el nuevo ciclo en funcionamiento tan pronto como se complete el anterior. Si las declaraciones se envían a los clientes, generalmente no estarán en sus manos el día que finalice el ciclo, pero las fechas de inicio y finalización del ciclo generalmente están impresas en él.
Los ciclos contables tienden a seguir los estándares de la industria, por lo que puede ayudar a buscar alrededor. Sus ciclos de facturación pueden variar de 20 a 45 días, pero puede ser más fácil configurar su ciclo de estado de cuenta en el rango de 30 días. También puede optar por seguir un ciclo de facturación mensual para enviar sus estados de cuenta, lo que significa que comenzarán el primer día del mes o el último día del mes.
Manejo de pagos atrasados
Desafortunadamente, ocasionalmente habrá al menos un cliente que se atrasa en los pagos. Puede enviar avisos de última hora o incluso descolgar el teléfono y llamar, pero a menudo en ese caso, un estado de cuenta puede entrar en juego. Su cliente puede querer ver exactamente cuáles son los cargos. También es posible que te envíen a otro departamento, donde esos profesionales desean un resumen de los artículos que aún no se han pagado.
Si la cuenta aún no se paga durante un período prolongado de tiempo, será necesario que la factura se convierta en cobro. Se puede usar un estado de cuenta para detallar exactamente lo que se debe cuando se entrega al servicio de terceros que intentará cobrar. También deberá agregar interés a los pagos vencidos, como se describe en su factura o en el contrato inicial que firmó con el cliente. Si alguna vez tiene que llevar a alguien a la corte, será esencial una declaración detallada de todas las transacciones.
Estados de cuenta electrónicos
Los clientes confían cada vez más en las comunicaciones electrónicas para todo, incluidas las facturas y los extractos bancarios. Puede enviar su estado de cuenta por correo electrónico a cada cliente en la fecha designada, y es probable que estén contentos con eso. Sin embargo, a algunas empresas les ha resultado más eficaz configurar un portal en línea. Todos los clientes habituales tendrán la oportunidad de configurar un nombre de usuario y una contraseña. Pueden iniciar sesión con la frecuencia que deseen para acceder a la información actualizada de la cuenta, solicitar productos o servicios, obtener ayuda con un problema y más.
El aspecto negativo más importante para un enfoque de portal es que requiere un esfuerzo adicional en el extremo del cliente para configurar un perfil y recordar iniciar sesión. Si organiza las cosas de esta manera, puede ayudar a asegurarse de que los clientes recibirán alertas cada vez que aparezca un nuevo elemento. está publicado. Si esto no es posible, un enfoque electrónico basado en correo electrónico para los estados de cuenta puede funcionar mejor.
Declaraciones de seguridad de la cuenta
Los bancos se dan cuenta de que el robo de identidad es una preocupación real para sus miembros y toman medidas para mantener la información lo más segura posible. Para las empresas, esta misma cortesía debe aplicarse a cualquier estado de cuenta que envíe a sus propios clientes. Considere la mente de un criminal y asegúrese de que si el proyecto de ley termina en las manos equivocadas, la información incluida no es suficiente para cometer el robo de identidad.
Esto también se aplica a cualquier declaración electrónica que emita. Si envía un correo electrónico a los clientes para informarles que sus declaraciones ahora están disponibles, imagine que un tercero tiene acceso a ese correo electrónico. ¿Hay suficiente información para una instancia de fraude de identidad? Si tiene que reenviar la contraseña de un cliente, no envíe la contraseña en forma de correo electrónico. En su lugar, envíeles un enlace que puedan usar para configurar una nueva contraseña y considere solicitar información de identificación para cualquier persona que necesite un restablecimiento. Puede solicitar que sepan el nombre del titular de la cuenta, la dirección postal, el apellido de soltera de la madre o algún otro tipo de verificador.
