Una carta de negocios establece el tono para futuras interacciones. Cuando un posible cliente recibe una carta comercial, inmediatamente se crea una impresión del escritor y su organización. Si la carta es demasiado casual, el escritor puede parecer poco sincero o poco profesional. Escribir que es demasiado formal puede intimidar o alienar al lector. Una carta bien organizada y bien escrita creará una primera impresión positiva.
Bien organizado
Cada carta comercial aborda un propósito o tarea específica. Podría ser una solicitud de información, respuesta a una consulta o presentación de una propuesta. El primer párrafo establece el propósito de la carta. Responde a las preguntas del periodista: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Los párrafos restantes apoyan este propósito con diferentes puntos: calificaciones, atributos, características. El último párrafo reitera este propósito y describe claramente las expectativas del escritor. El escritor usa frases de transición apropiadas para asegurar que todas las partes de la letra fluyan juntas sin problemas.
Claro y conciso
Una buena carta comercial proporciona toda la información pertinente de manera clara y concisa. El escritor usa un tono y un lenguaje apropiados. Mantiene el vocabulario simple y evita usar lenguaje técnico o abstracto para impresionar al lector. Él varía la longitud de las oraciones, alejándose de oraciones largas y divagantes con detalles excesivos. Sin embargo, no se limita a oraciones cortas y entrecortadas. Siempre que sea posible, utiliza la voz activa en lugar de la voz pasiva.
Bien estructurado
Cada carta comercial sigue los requisitos de formato y fuente de la empresa.En un formato de bloque, toda la letra está justificada a la izquierda y a espacio sencillo, excepto por un espacio doble entre párrafos. El formato de bloque modificado sigue el estilo de bloque, pero coloca la fecha y el cierre en el centro. La mayoría de las cartas comerciales incluyen la fecha, la dirección interna, el saludo, la línea de asunto, el cierre complementario, la firma y los anexos. Si la letra es más corta o más larga que el promedio, el escritor hace los ajustes necesarios al espaciado vertical.
Libre de errores
Antes de enviar cualquier carta, el escritor lee el primer borrador en voz alta. Esta es una excelente manera de verificar si el lenguaje es extraño o poco natural. Usa un diccionario y un libro de estilo de escritura para verificar la ortografía, la gramática y la puntuación. Alternativamente, puede usar la función de verificación de ortografía y gramática de su programa de procesamiento de palabras. Comprueba dos veces el nombre, título y dirección del destinatario.
