No es infrecuente que los dueños de negocios y proveedores de servicios cobren un precio demasiado bajo a los clientes. Por ejemplo, si usted es un diseñador web y el proyecto en el que está trabajando requiere más tiempo y esfuerzo de lo que pensaba, es posible que desee cobrar más. En este caso, tiene sentido emitir una nota de débito o una nota de débito a su cliente. Este documento se usa ampliamente en todas las industrias para facturación incremental, transacciones bancarias y más.
Consejos
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Un memorando de débito, o memo de débito, es un formulario emitido por los vendedores para notificar a los clientes que no se les ha facturado o cobrado lo suficiente. Tiene la función de administrar el saldo adeudado en una factura en particular y corregir errores de facturación.
¿Qué es un memorándum de débito?
Digamos que usted es dueño de una agencia de marketing digital y uno de sus clientes solicita servicios adicionales después de realizar un pedido.Puede emitir una nota de débito o una nueva factura que cubra estos servicios. Si elige la primera opción, es necesario registrar la nota de débito en el estado de cuenta mensual de las cuentas por cobrar pendientes.
Los bancos emiten notas de débito para notificar a los clientes sobre los cargos por pagos de préstamos, intereses, cargos por cheques devueltos, cargos por débito y crédito de la DDA, etc. Este documento también se puede usar para cobrar una comisión o compensar un saldo de crédito restante en una cuenta de cliente. Piense en ello como una factura informal.
Notas de débito vs. crédito
Como propietario de un negocio, es importante que comprenda la diferencia entre las notas de débito y crédito. Este último se utiliza para reducir la cantidad que un comprador debe al vendedor. Los compradores registran esta reducción en el saldo de sus cuentas por pagar, mientras que los proveedores lo registran en el saldo de sus cuentas por cobrar.
En general, las empresas emiten una nota de crédito cuando las tarifas cobradas a un cliente son demasiado altas. Por ejemplo, una fábrica puede emitir una factura de $ 2,000 por 200 unidades de productos donde cada unidad cuesta $ 10. El comprador informa a la fábrica que cinco unidades están defectuosas. En este caso, la fábrica puede emitir una nota de crédito de $ 50 y registrar la transacción en sus cuentas por cobrar.
La cantidad especificada en la nota de crédito puede reembolsarse al comprador o aplicarse a una compra. Al igual que un memorando de débito, este documento es generalmente para una factura anterior. Ambos documentos tienen la función de corregir errores de facturación y errores de facturación.
Creación de una nota de débito
Una nota de débito es relativamente simple de crear. Primero, determine cuánto dinero debe su cliente. A continuación, elija un formato, como un comprobante de pago o una carta escrita. Incluya la siguiente información en la nota de débito:
- Nombre del cliente e información comercial.
- Su nombre de empresa y datos de contacto
- Número de registro fiscal de su empresa
- Número de referencia del cliente (opcional)
- Número de factura y fecha
- Breve descripción de los bienes o servicios adquiridos.
- Importe adeudado por el comprador
- Condiciones de pago, incluidas las tarifas por demora que puedan aplicarse
Indique la razón por la que está emitiendo una nota de débito. Describe lo que se debe y por qué. Usa un tono profesional. Si la nota de débito está relacionada con una factura anterior, incluya su número en su nota. Dependiendo de sus preferencias, puede usar un programa de hoja de cálculo, un procesador de textos, software de facturación o plantillas de notas de débito. Muchos sitios web, como Smartsheet, Template.net y Biztree, proporcionan plantillas gratuitas que se pueden personalizar según sus necesidades. Todo lo que necesita hacer es completar, descargar e imprimir el formulario.
Cuando haya terminado, envíe la nota de débito a sus clientes. Si no pagan a tiempo, cree y envíe otra nota de débito. Considere utilizar un programa de software como QuickBooks para mantener registros precisos de sus notas de débito y crédito, facturas y otros documentos financieros.
