Los controles internos son políticas implementadas para evitar el robo y el daño de los valiosos activos de una empresa. Los activos tangibles, como bienes inmuebles, equipo productivo, inventario y efectivo, pueden ser un desafío para mantenerse seguros en todo momento, pero familiarizarse con los controles internos para administrar activos tangibles puede ayudar a mantener su propiedad segura.
Acceso controlado
Controle el acceso a áreas clave de sus operaciones, como instalaciones de almacenamiento de inventario, bóvedas de efectivo y salas de equipos, con cerraduras o puntos de control de seguridad. Hay sistemas electrónicos disponibles que le permiten restringir el acceso a áreas sensibles al personal designado sin usar las teclas tradicionales. Estos sistemas tienen la capacidad de mantener un registro de los empleados que accedieron a áreas específicas en momentos específicos.
Cuestiones de delegación
Solo delegue actividades que impliquen acceso abierto a inventario, efectivo y otros objetos de valor a sus empleados más confiables. De acuerdo con Montana.edu, los gerentes no deben permitir que nadie firme el nombre del gerente cuando tratan con proveedores, distribuidores o clientes, y no deben permitir a ningún empleado el control exclusivo o la exposición a las actividades de entrega o manejo de efectivo.
Temas de seguridad
Una atención disciplinada al detalle es vital para la seguridad de sus activos tangibles. Después de cada día laborable, cierre con llave, asegure y proteja sus instalaciones, y utilice la vigilancia con cámara para registrar a los intrusos o actividades sospechosas. Realice depósitos bancarios con frecuencia y mantenga solo el efectivo disponible, según sea necesario.
Senderos de acceso
Registro de acceso a áreas sensibles siempre que sea posible. Según siterooms.com, los registros de acceso son una clave para los controles internos efectivos. Mantener un registro electrónico de acceso a zonas restringidas. Solicite a los cajeros que inicien sesión en las cajas registradoras con una identificación única, y no permita compartir en la caja registradora. Exigir a los empleados que marquen sus iniciales en recibos de depósito bancario, formularios de entrega, cintas de caja registradora y otros documentos de control.
Auditorias fisicas
Realice auditorías periódicas y aleatorias de su inventario, equipo y cuentas bancarias para detectar temprano actividades sospechosas. Considere utilizar una compañía de auditoría de terceros para garantizar la confiabilidad de los resultados de la auditoría.
No permita que los empleados auditen sus propias áreas de responsabilidad. Por ejemplo, no permita que un empleado a cargo de recibir entregas audite el inventario de materias primas, y no permita que el empleado que realiza depósitos bancarios audite los estados de cuenta bancarios y los registros de la caja registradora.
Transparencia
Los conceptos y técnicas mencionados anteriormente pueden ayudar en la prevención de pérdidas y daños, pero hacer que sus políticas de control interno sean completamente transparentes para los empleados, los clientes y los socios comerciales puede servir para evitar que ocurran las incidencias en primer lugar. Por ejemplo, dígales a sus empleados que el acceso a áreas restringidas está registrado; hacer que los clientes sepan que sus instalaciones están vigiladas por videovigilancia; y deje que sus proveedores conozcan sus políticas de auditoría interna.
