Algunas empresas pueden operar con éxito solo en efectivo, pero ese modelo es bastante difícil de mantener una vez que se pasa la etapa de mamá y papá. Es especialmente difícil si vende a otras empresas que a menudo no esperan pagar por adelantado sus compras. En su lugar, creará una factura para su producto, que su cliente pagará más adelante. Durante el tiempo entre la emisión de la factura y el pago del cliente, se describe como una factura abierta para fines contables.
Definición de factura del vendedor
Una factura es, esencialmente, un acuerdo entre el proveedor y el cliente.El proveedor acepta proporcionar el producto o servicio por adelantado y el cliente acepta pagar el producto o servicio de acuerdo con los términos de la factura. Esos términos incluyen una fecha específica cuando el pago vence, y la mayoría de las facturas incluyen una multa por pagos vencidos. Algunos proveedores ofrecen una zanahoria y el palo, que ofrecen un descuento similar para el pago por adelantado. De cualquier manera, el proveedor esencialmente está extendiendo el crédito al cliente y espera que se le pague, al menos la mayoría del tiempo, de manera oportuna.
Cuentas por pagar, cuentas por cobrar
Tanto el cliente como el proveedor deben contabilizar una factura abierta en su hoja de balance. Para el vendedor, es un activo actual. Es dinero con el que se puede contar razonablemente para pagar los pasivos futuros, como los pagos de arrendamiento o las facturas de las materias primas. Para el cliente, es una responsabilidad actual. Aparecerá en su hoja de balance frente a sus activos actuales, que incluyen sus reservas de efectivo y flujo de efectivo actual, así como sus propias cuentas por cobrar. En cualquier caso, permanecerá en esa ubicación hasta que se cierre la factura.
Definición de factura cerrada
La factura permanece abierta hasta que el cliente realice y el proveedor reciba el pago completo. Al final del cliente, el pago se contabiliza como crédito en la cuenta de las cuentas por pagar, idealmente citando el número de factura y quizás identificando al proveedor. Esto proporciona una pista de auditoría en caso de que haya un problema con la factura o su pago. Al final del proveedor, el pago se registra como una nota de crédito en el libro mayor de cuentas por cobrar, identificado por el número de factura e, idealmente, el número de cheque del cliente. En cualquier caso, con el pago completo para que coincida con el monto correcto de la factura (restando cualquier descuento apropiado o agregando un cargo de interés apropiado), la factura ahora puede cerrarse.
Los pagos parciales complican las cosas
Es relativamente sencillo hacer un seguimiento de una factura abierta y cambiarla por una cerrada si se liquida con un solo pago en su totalidad. Es un poco más complicado si realiza o recibe pagos parciales en la misma factura durante un período de tiempo. El proceso básico de contabilización en el libro mayor de cuentas por pagar si usted es el cliente, o el libro mayor de cuentas por cobrar si usted es el proveedor, sigue siendo el mismo. La dificultad radica en asegurarse de que el total acumulativo de pagos sea correcto, una vez que haya calculado las multas por intereses y de que estén asignados a la factura correcta. Algunos servicios de terceros y productos de software, como el denominado OpenInvoice.com, automatizan y agilizan este proceso.
La opción de descuento en la factura
No es raro que las empresas con muchas facturas abiertas experimenten problemas transitorios de flujo de efectivo mientras esperan que esas facturas se paguen. En esas situaciones, algunas empresas recurren a la opción conocida como descuento de factura. Una tercera parte adelanta dinero al proveedor contra una factura pendiente a cambio de un porcentaje una vez que se cobra la factura. La responsabilidad de cobrar el pago recae en el vendedor. Esta puede ser una herramienta útil en un momento de necesidad, pero afecta a sus márgenes, por lo que tendrá que sopesar sus necesidades a corto plazo con la rentabilidad a largo plazo.
