Ya sea que se trate de un equipo de una sola persona o de una empresa de pleno derecho, tener procedimientos y directrices de oficina es una excelente manera de establecer algunas reglas básicas para su negocio. Esto no solo lo ayuda con las tareas del día a día, sino que también puede ayudar a sus nuevos empleados cuando comienzan y a sus empleados establecidos cuando necesitan verificar asuntos administrativos.
Establecer pautas y hacerlas accesibles
Crear un manual para la oficina del siglo XXI es un excelente lugar para comenzar. El manual de la oficina debe incluir procesos y procedimientos para aspectos importantes de su negocio y debe mencionar los puntos notables de las leyes de empleo federales, estatales y locales. Incluya información sobre políticas de licencia, políticas no discriminatorias y compensación de trabajadores.
Aquí también es donde puede incluir la misión, la visión y los valores fundamentales de su empresa. Estos ayudan a todos en el negocio a mantenerse en el camino y trabajar hacia el mismo objetivo. Puede incluir pautas para el comportamiento de los empleados, el código de vestimenta, el hábito de fumar, el horario de oficina, el pago, las promociones y los beneficios. Haga que su manual sea accesible para todos los empleados, ofreciéndolo tanto en línea como en forma impresa. Dé una copia a todos los empleados y pídales que firmen una carta de confirmación que diga que han leído las pautas y las han comprendido.
Tomando nota de la tecnología en la oficina del siglo XXI
En una oficina del siglo XXI, es importante integrar la tecnología en sus directrices. Independientemente de la industria en la que trabaje, la tecnología juega un papel importante en los procedimientos de oficina. Muchas cosas se hacen en computadoras y teléfonos inteligentes. Decida si su empresa permite el uso de tecnología de oficina por motivos personales y cuáles son sus medidas de seguridad. ¿Se les permite a los empleados usar sus teléfonos mientras trabajan? Al establecer tales reglas, podrá aclarar cualquier desacuerdo antes de que ocurran.
Creación de pautas para cada función o departamento
Dependiendo de su negocio, puede elegir establecer procedimientos para cada departamento o cada función en la empresa. Por ejemplo, si tiene un departamento de fabricación, sus procedimientos serán sin duda diferentes de su departamento de ventas y su departamento de marketing. Al anotar los procedimientos del día a día para cada área de su negocio, ayudará a incorporar nuevos empleados más rápidamente y podrá guiar al personal experimentado cuando se olvide de cómo realizar una determinada tarea. Tener un lugar de referencia también lo ayuda a realizar un seguimiento de todo lo que se encuentra en su negocio. Algunas oficinas que tienen varios niveles de personal pueden optar por incluir un organigrama para que todos sepan cuál es su función dentro de la imagen más amplia de la empresa.
Manteniendo las líneas de comunicación abiertas
Sus directrices pueden actualizarse siempre que sea necesario incluir un nuevo elemento importante. No es necesario colocarlos en piedra. Asegúrese de comunicarse con su personal de manera regular cuando agregue algo a los procedimientos de la oficina o al manual de su oficina. Además, todas las prácticas de su oficina deben ser fácilmente accesibles. Asegúrese de que su personal sepa a dónde acudir para obtener ayuda si tiene alguna pregunta sobre el tiempo de vacaciones, el uso del teléfono celular, la compensación laboral o cualquier otra práctica de oficina moderna.
