Para pagar a sus empleados por los servicios prestados, los empleadores deben diseñar un sistema de nómina. A través de este sistema, el empleador realiza el procesamiento de la nómina, que debe realizarse de manera oportuna y precisa para garantizar que los empleados reciban sus cheques de pago en consecuencia. El tipo de sistema de nómina utilizado es totalmente del empleador.
Nómina manual
Un sistema de nómina manual se realiza a mano. Esto significa que todos los cálculos salariales se realizan en papel; Esto incluye cómputo de horas, deducciones legales (impuestos) y deducciones involuntarias (beneficios de salud y pensión). Una ventaja de usar un sistema de nómina manual es que cuesta muy poco de usar. Sin embargo, se necesita mucho tiempo y energía para realizar el procesamiento manual de la nómina. Además, hay más margen de error con este método. Los cheques de pago de los empleados y las declaraciones de impuestos son susceptibles de inexactitud como resultado. En particular, los errores de presentación de impuestos pueden ser costosos debido a las sanciones del gobierno.
Nómina computarizada
Un sistema computarizado de nómina es cuando el empleador compra un software de nómina y lo utiliza como su medio para procesar la nómina. Este método es mucho más rápido que un sistema de nómina manual. Algunas compañías contratan un personal interno de nómina para procesar su nómina a través del sistema computarizado de nómina. El personal de nómina es responsable de ingresar todos los salarios a ser ingresados en el sistema. El sistema calcula los salarios, almacena información de nómina e imprime cheques. El profesional de nómina también puede acceder a los informes de nómina, lo que le permite verificar errores y corregirlos antes de que el empleado reciba su cheque de pago. La nómina computarizada también reduce la cantidad de papeleo que se debe archivar, ya que la mayor parte de la información de la nómina puede almacenarse en el sistema.
Nómina externa
Varios empleadores prefieren subcontratar su nómina a empresas como Paychex y ADP. Este servicio externo le da al empleador más tiempo para concentrarse en asuntos de nómina no relacionados. Un servicio de nómina externo generalmente es responsable del procesamiento completo de la nómina de sus clientes, incluidos los ajustes de nómina, las declaraciones de impuestos y la emisión de W2. Todo lo que el empleador tiene que hacer es transmitir los datos que deben pagarse cada fecha de pago a la compañía de nómina; Por una tarifa, la compañía de nómina asume las responsabilidades de nómina.
Elegir un sistema
Las compañías muy pequeñas (menos de 10 empleados) pueden usar un sistema de nómina manual si las horas tienden a permanecer iguales por período de pago. Sin embargo, este sistema se está volviendo tan obsoleto, muchas empresas de este tamaño están optando por un sistema computarizado o un servicio de nómina externo. Las empresas más grandes generalmente emplean un personal de nómina y utilizan un sistema de nómina computarizado interno o un servicio de nómina externo.
Complejidad de la nómina
La complejidad de la nómina a menudo determinará qué tipo de sistema de nómina necesita el empleador. Por ejemplo, si hay procesamiento de varios estados, varias órdenes de embargos y manutención de los hijos, y diferentes tasas de pago y ciclos de pago involucrados, es mejor para el empleador utilizar un sistema de nómina computarizado con un personal interno de nómina o confiar su nómina a un Servicio de nómina externo.
