Una revisión organizativa puede consistir en analizar las funciones de su negocio, la estructura de los empleados, los procesos operativos o una combinación de estos. Para los propietarios de pequeñas empresas, una revisión organizativa efectiva incluye examinar la estructura y el rendimiento de sus departamentos o áreas funcionales y revisar a los empleados dentro de cada área.
Examinar la estructura funcional de la empresa.
Para comenzar su revisión organizativa, determine qué tipo de estructura organizativa tiene. Muchas empresas pequeñas comienzan con una estructura plana, que consiste en que el propietario y varios empleados clave trabajan juntos para administrar las operaciones de producción, mercadeo, ventas, finanzas y recursos humanos de la compañía. No hay gerentes, y el propietario toma todas o la mayoría de las decisiones importantes. Esta estructura no tiene capas de empleados, como directores, gerentes y coordinadores. Una estructura funcional divide su organización por tareas, como contabilidad, recursos humanos, producción, marketing y ventas. Las empresas con esta estructura crean departamentos con gerentes dedicados y una jerarquía de empleados. Para supervisar estos departamentos y sus gerentes, las empresas pueden crear un "C-Suite", que consiste en un equipo de administración con un director ejecutivo, un director de operaciones y un director de finanzas. Las compañías más grandes tienen estructuras más complejas, incluidas las organizaciones matriciales y divisionales, para administrar muchos empleados, departamentos, divisiones e incluso diferentes compañías que operan bajo un paraguas corporativo.
Examine su organigrama
Una vez que haya determinado el tipo de estructura organizativa que tiene, mire su organigrama, que es un diagrama de las posiciones de sus empleados que muestran quién trabaja dónde, quién trabaja para quién y el "tótem" de su empresa. Compare su organigrama con su estructura organizativa para determinar si sus posiciones se alinean efectivamente con las diversas funciones que necesita realizar. Por ejemplo: ¿Sus vendedores le informan al gerente de marketing o viceversa, y qué beneficios / problemas crea esto? ¿Su gerente de producción supervisa a su gerente de distribución o trabajan de manera independiente?
Analizar procesos y procedimientos
Ahora que ha examinado sus áreas funcionales y empleados dentro de ellas, evalúe los procesos y procedimientos que utiliza su empresa para llevar los productos y servicios desde el concepto hasta la entrega.Examine no solo los procesos que cada departamento usa para hacer su trabajo, sino también la interacción entre departamentos. Por ejemplo, ¿tiene un sistema sin interrupciones para que los vendedores ingresen pedidos, su departamento de contabilidad luego realice verificaciones de crédito y apruebe a nuevos clientes, las órdenes de llenado y envío de su almacén y el departamento de contabilidad envíe facturas?
Revisar las finanzas
Si no tiene un presupuesto maestro, cree uno para determinar el impacto de sus operaciones en su cuenta de resultados. Un presupuesto maestro es una herramienta financiera que integra su presupuesto anual, el libro mayor, los estados de flujos de efectivo, los estados de pérdidas y ganancias, el balance general y los informes de cuentas por cobrar. Enumere sus principales áreas de gastos, como mano de obra, materiales, administración o marketing. Determine si puede reducirlos a través de una estructura organizativa mejorada o la realineación del personal, o mejores procesos y procedimientos. Clasifique sus fuentes de ingresos y centros de beneficio y determine si los cambios organizativos o de personal pueden mejorar su desempeño en estas áreas.
Hacer recomendaciones
Después de haber analizado la estructura de su negocio, el organigrama, los procesos y procedimientos, enumere las áreas de mejora y haga sugerencias. Reúnase con cada jefe de departamento individualmente para revisar sus hallazgos. Usando los comentarios de los gerentes, organice una reunión de grupo de sus gerentes para discutir sus hallazgos y solicite su opinión. Dígales sus objetivos, como reducir los gastos generales o de producción, reducir el desperdicio, aumentar las ventas o reducir los tiempos de envío, devoluciones o quejas de los clientes. Utilice los comentarios del equipo para crear su informe final y recomendaciones.
