La organización de los beneficios lleva mucho tiempo, pero es un logro muy satisfactorio cuando el beneficio es exitoso. Pero antes de planificar nada, determina el tipo de beneficio que organizarás. Si está haciendo una subasta silenciosa, necesitará obras de arte donadas; Si se trata de un evento relacionado con la música, alguien debe ponerse en contacto con los mejores artistas locales, quienes normalmente reservan con dos o tres meses de antelación. Cada elección plantea diferentes problemas logísticos.
Planificacion preliminar
Determine cuántos voluntarios se requieren. Los números se multiplican exponencialmente si está planeando una gala con comidas y bebidas elaboradas, que deben configurarse, revisarse y analizarse nuevamente.
Elige un lugar. Tenga en cuenta los factores que afectan la asistencia, como la proximidad al transporte público. Haga una lista corta de tres o cuatro opciones.
Determine cuánto dinero se recaudará y cómo se alcanzará la meta.
Delegando los detalles
Obtener compromisos del lugar elegido y de los artistas participantes. Cuanto más complicado sea el evento, más adelante deberá planificar; De dos a seis meses es la norma.
Reclute un comité de amigos, compañeros de trabajo y conocidos de negocios para manejar diferentes aspectos del evento. Programe reuniones semanales para realizar un seguimiento de la planificación y evitar cualquier problema de última hora.
Busque patrocinadores para ayudar a absorber los costos asociados con el beneficio, desde los premios de la puerta hasta los sistemas de alimentos y de PA. La mayoría de los patrocinadores intercambiarán servicios a cambio de una promoción.
Intente conformar su comité, patrocinador y alineación de lugares dentro de los primeros meses de organización. Empieza a buscar voluntarios.
Sacar la palabra
Acérquese a los contactos de prensa para hacer una historia anticipada sobre el beneficio. Si el espacio no está disponible, esté preparado para enviar un comunicado de prensa de media página que describa los detalles. Ingrese a una transmisión remota en vivo desde el sitio del evento con su estación de radio local.
Prepare materiales de exhibición apropiados, incluyendo volantes, folletos y carteles, para que los voluntarios se desmayen o pongan. Asegúrese de que sepan dónde pegar legalmente folletos y carteles.
Ponga un sitio web para responder preguntas sobre el beneficio. Incluya los principales patrocinadores, la lista de eventos y las actividades, y cómo está avanzando la recaudación de fondos.
Reflexionando sobre el éxito
Siéntese con su comité después del evento para discutir lo que funcionó o no. Siga con sus patrocinadores y obtenga sus comentarios.
Envíe tarjetas o una carta de resumen para agradecer a los voluntarios.
Publique los detalles finos en el sitio web, incluida la cantidad de dinero recaudado, cómo le fue al beneficiario y, si creó un evento continuo, detalles que los futuros voluntarios y patrocinadores deben saber para prepararse para el próximo año.
