Las cartas comerciales formales requieren un protocolo específico sin importar el propósito de la carta. En la mayoría de los casos, una carta de negocios debe ser breve y breve, generalmente se ajusta a una página. Si bien debe usar un estilo de escritura formal y claro, hay varios casos en los que usar abreviaturas es apropiado para ahorrar espacio y tiempo.
Prefijos y honoríficos
Se espera que tanto los prefijos como los honoríficos se abrevien en el saludo y en otras partes de la carta. Por ejemplo, una carta comercial comenzaría con "Estimado Sr. Johns", no con "Estimado Señor Johns". Los plurales de todos los prefijos y honoríficos también se abrevian, como "Messrs" para múltiples destinatarios masculinos y "Mses" para múltiples destinatarios femeninos.
Nombres de empresas
Tanto el membrete como la "dirección interna" contarán con los nombres de las compañías, la del remitente y la del destinatario. Puede que no sea apropiado abreviar alguna parte del nombre de la empresa, a menos que el nombre de la compañía esté registrado con una abreviatura. Por ejemplo, si la compañía está registrada como "Motts, Inc.", puede usar "Inc." en la dirección interna sin deletrear "Incorporado". Del mismo modo, no sustituya "&" por "y" a menos que sea parte del nombre de la empresa.
Direcciones
A diferencia de la parte frontal de un sobre, el estado se debe detallar cuando es parte de su membrete, encabezado o dirección interna. Por ejemplo, si la compañía del destinatario está en Seattle, la dirección interna se leería "Seattle, Washington 98101".
Abreviaturas de uso común
Una posdata, que es una declaración adicional después del cierre de una letra, siempre se expresa con la abreviatura "P.S." Si está incluyendo documentos adicionales junto con su carta, es aceptable indicarlos escribiendo "Envolventes", seguido del número de documentos, o abreviando "Enc." debajo de tu firma RSVP es una abreviatura aceptable cuando solicita que el destinatario responda a su carta.
Temas y mecanógrafos
El asunto de una carta comercial puede indicarse debajo de la fecha con la abreviatura "Re" para "Acerca de", seguida de una breve descripción del tema. Si se firma una carta en nombre de otra persona, la abreviatura "p.p." puede ser usado. Por ejemplo, si una secretaria escribe una carta en nombre de su empleador, el mecanógrafo puede firmar la carta y acompañar su firma con "p.p." y agregue el nombre de su empleador debajo. El "p.p." representa la frase latina "por procurationem". La abreviatura "cc" significa tradicionalmente "copia de carbono", pero también puede significar "copia de cortesía". En cualquier caso, indica que se enviaron varias copias de una carta y nombra a las personas a quienes se enviaron esas copias.
