Si eres orador, consultor o educador, los seminarios pueden ser tu negocio. Si es otro propietario de un negocio, los seminarios podrían ser uno de los mejores métodos para comercializar su negocio. Sean cuales sean sus motivos para organizar un seminario, se deben seguir los mismos pasos básicos para crear un evento que se desarrolle sin problemas e impresione a sus participantes.
Elige tu tema. Si usted es un consultor u orador, es probable que se le haya pedido que hable con un grupo sobre un tema determinado. Si es el propietario de un negocio que organiza un seminario para promocionar su negocio, debe seleccionar un tema que atraiga a su cliente objetivo. Por ejemplo, un abogado puede organizar un seminario gratuito para el público sobre planificación de sucesiones.
Seleccione su lugar. Trate de estimar la cantidad de participantes que tendrá y elija un lugar que tenga suficiente espacio para que todos puedan sentarse cómodamente. También deberá tener en cuenta el precio al seleccionar un lugar. Algunos lugares pueden tener tarifas de alquiler de habitaciones de varios cientos o incluso miles de dólares, mientras que otros son mucho más razonables. Los hoteles a menudo tienen salas de banquetes donde los negocios suelen celebrar convenciones, por lo que puede ser un buen lugar para comenzar la búsqueda de una ubicación.
Crea y envía invitaciones. Dependiendo del tamaño y la formalidad de su evento, sus invitaciones pueden abarcar desde un simple documento creado en Microsoft Word hasta un diseño elegante creado por un diseñador profesional. Envíe sus invitaciones por correo con varias semanas de anticipación para que los participantes tengan tiempo para planear su asistencia. Sin embargo, no envíe las invitaciones con tanta antelación como para que puedan olvidarse antes de que llegue la fecha real del seminario. También puede enviar sus invitaciones por correo electrónico, pero tenga en cuenta que pueden terminar en las carpetas de correo no deseado de varios destinatarios.
Decida si va a ofrecer almuerzo o refrescos. Si su seminario se lleva a cabo durante varias horas, es un buen toque tener refrigerios disponibles. Si su seminario comienza temprano en la mañana o se extiende durante la hora del almuerzo, se recomienda proporcionar el almuerzo. Algunos lugares tienen el requisito de utilizar los servicios de su proveedor de catering interno cuando se celebra un evento en la instalación. Asegúrese de conocer las reglas de su contrato antes de ordenar refrigerios.
Crea tus materiales de presentación. Haga copias de folletos o imprímalos en una impresora profesional. Probablemente querrá crear una presentación de PowerPoint para tener una referencia visual cuando usted o su orador presenten material. Puede crear fácilmente un folleto para sus participantes seleccionando "folletos" en las opciones de impresión. Asegúrese de seleccionar tres por página, y sus participantes podrán tomar notas directamente en sus folletos.
Unos días antes del evento, finalice su número de asistentes en función de sus confirmaciones de asistencia. Si lo desea, puede llamar a otras personas que haya invitado para recordarles su evento y darles una última oportunidad de registrarse. Deje un mensaje para cualquier persona a la que no llegue, si es posible, e indíqueles que lo llamen lo antes posible si planean asistir.
Crear una hoja de inicio de sesión y etiquetas de nombre. Es bueno que los participantes del seminario puedan conocer a otras personas y ver de inmediato su nombre y de dónde son. Elimina algunos de los sentimientos incómodos que tiene la gente al presentarse a nuevas personas. Una hoja de registro será útil si planea ofrecer cualquier tipo de créditos de educación continua a sus participantes, o si simplemente desea mantenerse en contacto con sus participantes después del seminario. Puede solicitar sus nombres, direcciones, números de teléfono y direcciones de correo electrónico. Es aconsejable ofrecer una casilla que puedan marcar si no desean recibir más comunicaciones de usted.
Crear paquetes para cada configuración de la tabla. Es posible que desee incluir folletos y otro material promocional sobre su negocio. También querrá proporcionar algo para que sus participantes escriban y un bolígrafo para que escriban. Si no tiene estos elementos con el logotipo de su empresa puesto, el lugar donde se celebra su evento puede tener bolígrafos y almohadillas que le complacerá proporcionar.
Confirme los detalles con su persona de contacto en su sede unos días antes de su evento. También debe confirmar un recuento final con su proveedor de servicios de comidas si va a recibir comida. Asegúrese de informar a su proveedor si los necesitará para suministrar productos de papel, como platos, servilletas o vasos. Haga los arreglos de pago necesarios. Algunos lugares y empresas de catering requieren un pago por adelantado, mientras que otros se complacen en cobrar el dinero el día de su evento.
Configure su lugar el día antes o la mañana de su evento. Usted querrá estar seguro de que el personal de su local tenga la sala configurada de la forma que solicitó. También querrá colocar sus paquetes y otros materiales en cada lugar antes de que lleguen sus invitados. Camine por la habitación y asegúrese de que todos tengan una vista clara de usted o su orador en la parte frontal de la habitación.
Planee para usted o un representante de su compañía que esté presente cuando los primeros invitados empiecen a llegar el día de su evento. Usted querrá saludar a las personas y dirigirlas a la hoja de registro, la ubicación de los baños y los refrigerios.
Consejos
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Trate de mantenerse lo más organizado posible cuando planifique su seminario. Los pequeños detalles tienden a abrumarlo, y mientras más organizado esté el evento, más fácilmente se ejecutará en el gran día.
Advertencia
Siempre tendrá algunos participantes que hayan reservado un asiento en su seminario que no se presentarán el día del evento. Surgen emergencias u otros problemas que impiden que algunas personas realmente vengan. No dejes que te moleste. Es probable que haya una o dos personas que se presenten en el último minuto y pregunten si aún pueden asistir.
