Las ventas y los recibos de efectivo impulsan el éxito de cualquier negocio. El negocio necesita ventas para atraer dinero, generar ganancias y financiar el crecimiento futuro. Los recibos de efectivo siguen la venta y representan los pagos realizados por los clientes. Las empresas también reciben pagos en efectivo por devoluciones de compra. El personal contable registra las transacciones de ventas y recibos de efectivo para el negocio.
Ventas de diario
Las compañías venden productos o servicios de dos maneras, ya sea por dinero en efectivo o por una promesa de pago futuro. Estas transacciones se pueden registrar en la revista general. Los contadores utilizan un diario general para registrar todas las transacciones financieras que no se registran en ningún otro lugar.
La revista general incluye tres columnas principales. El primero está etiquetado como "Descripción", el segundo está etiquetado como "Débito" y el tercero está etiquetado como "Crédito". Si un cliente paga en efectivo en el momento de la venta, el contador registra la transacción en el diario general escribiendo "Efectivo" en la columna "Descripción" y el monto en dólares en la columna "Débito". En la siguiente fila, el contador escribe "Ventas" en la columna "Descripción" y el monto en dólares en "Crédito".
Si el cliente se compromete a pagar en el futuro por el producto o servicio que se está vendiendo, el contador escribe Cuentas por cobrar en la columna Descripción y el monto en dólares en la columna Débito. En la siguiente fila, el contador escribe Ventas en la columna Descripción y el monto en dólares en la columna Crédito.
Diario de ventas
Para las entradas de ventas recurrentes en cuenta, algunas compañías utilizan una revista subsidiaria específica para este propósito. Un diario subsidiario simplifica el registro de entradas que usan las mismas cuentas para cada entrada. La fecha se registra en la primera columna del diario de ventas y el nombre del cliente en la segunda. El diario de ventas incluye solo una columna para registrar el monto en dólares de la transacción. El monto en dólares ingresado en esta columna representa un débito a "Cuentas por cobrar" y un crédito a "Ventas".
Revista de recibos en efectivo
Cuando una empresa recibe pagos en efectivo por ventas o como pagos de dinero adeudado, los pagos se registran en el diario general si no existe un diario subsidiario. El contador registra un débito en "Efectivo" independientemente del propósito del pago. Si el pago en efectivo es por una venta, el contador registra un crédito en "Ventas". Si el pago en efectivo es por el pago del dinero adeudado, el contador registra un crédito en "Cuentas por cobrar".
Diario de recibos de efectivo
Para las entradas de recibos de efectivo recurrentes, algunas compañías usan un diario subsidiario específico para este propósito. El diario de recibos de efectivo, o el diario subsidiario para recibos de efectivo, funciona de manera similar al diario de ventas. El contador registra la fecha en la primera columna. Si el recibo es para el pago del dinero adeudado, el nombre del cliente se registra en la segunda columna. Si el recibo es para otro propósito, se registra una descripción en la segunda columna. El diario de recibos de efectivo incluye tres columnas para registrar los montos en dólares de la transacción. Una columna, denominada "Débito en efectivo" se usa para registrar la cantidad de efectivo recibido. Otra columna denominada "Crédito de cuentas por cobrar" se usa para registrar la cantidad pagada sobre el dinero adeudado. Se utiliza una tercera columna denominada "Otro crédito" para ingresar el monto de la transacción.
