La participación de los empleados en las reuniones suele ser importante para enviar mensajes coherentes a la fuerza laboral de una empresa y para extraer ideas nuevas y creativas de los miembros del personal. Alentar a los empleados a asistir y contribuir a las reuniones, sin embargo, en particular cuando son opcionales, no siempre es una tarea fácil. Tomar algunos pasos para informar y apoyar a los empleados, junto con algunas actividades entretenidas, puede ayudar en la persuasión. Con un historial de reuniones exitosas, es posible que los empleados comiencen a ofrecerse como voluntarios para asistir.
Programe la reunión en un momento en que la mayoría de los empleados estén disponibles para asistir y en un lugar que sea conveniente. Los conflictos de programación a menudo representan una barrera para la asistencia a reuniones. Eliminar esta barrera y facilitar el acceso al sitio de la reunión elimina dos razones por las que los empleados pueden citar para no asistir a la reunión. Si el tema de la reunión no es urgente, programelo para un período lento del año cuando los empleados no estén ocupados con clientes o proyectos. De esta manera será más probable que no solo obtenga la asistencia de los empleados, sino también su atención.
Enfatice el valor de la reunión para los empleados e infórmeles con anticipación sobre el tema. Distribuya una agenda detallada para todos y resalte los puntos que solicitan comentarios de los empleados. Es más probable que los empleados asistan a una reunión si saben que la información provendrá en parte de ellos y de sus colegas. Incluya como complemento de la agenda toda la información requerida para que los empleados realicen contribuciones efectivas.
Cree un historial de reuniones efectivas a las que los empleados disfrutan asistir y durante las cuales se ha escuchado su opinión. Esta historia hará que sea más fácil convencer a los empleados para que asistan a una reunión en el futuro. Escuche a los empleados durante las discusiones e incluya sus comentarios en las actas posteriores a la reunión. Si se han realizado cambios como resultado de algo que un empleado ha sugerido, hágalo saber. Incluso si los comentarios de todos los empleados no se usan más adelante, reconozca la naturaleza general de todas las contribuciones en los minutos disponibles públicamente para que los empleados puedan ver que han sido escuchados.
Incluya actividades prácticas durante las reuniones para que el cambio de ritmo sirva como incentivo para asistir. Si se ofrece una sesión de capacitación sobre una nueva versión del software de la compañía, haga preguntas de trivia sobre cultura general y conocimiento popular durante la sesión y ofrezca premios tales como dulces para las respuestas correctas. Si prefiere mantenerse en el tema, haga que los participantes de la reunión se dividan en grupos y trabajen en ejercicios que involucren lo que están aprendiendo. Dar premios al grupo terminado primero.Sé creativo con juegos y actividades para mantener a la gente interesada.
Ofrezca incentivos para asistir a reuniones, como bocadillos e incluso premios en la puerta. A veces, la línea "refrigerios provistos" en una agenda distribuida es suficiente para que los empleados asistan a una reunión. Para aquellos que necesitan un poco más de empuje, la oportunidad de llevarse a casa algún botín de la compañía podría hacer el truco.
