La tecnología informática nos está llevando a una era de almacenamiento electrónico. Empresas de todo tipo están en la dirección de la oficina sin papeles en un esfuerzo por reducir los costos y aumentar la eficiencia. A pesar de este énfasis creciente en los datos computarizados, gran parte del negocio realizado todavía se basa en el almacenamiento de documentos en papel. La decisión de usar archivos laterales o verticales en un entorno de oficina depende de una variedad de factores.
Registro histórico
A lo largo de los años, la necesidad de mantener un registro ha aumentado con el crecimiento de la población y el nacimiento de nuevas empresas. Profesiones como la ley y la medicina requieren registros escritos completos y precisos de las relaciones con los clientes. Los fabricantes y minoristas confían en los archivos de los clientes para realizar ventas directas y registrar compras. En el pasado, la necesidad de almacenamiento de documentos ha creado nichos en la industria para compañías que se esfuerzan por satisfacer una variedad de necesidades de archivo. El almacenamiento de documentos en el lugar de trabajo ha evolucionado desde papeles apilados en estantes y agujeros de cubículos hasta sistemas de archivo bien pensados disponibles de muchos fabricantes.
Sistemas de archivo vertical
Los armarios verticales son los más antiguos de los archivadores principales de uso popular. Pueden estar construidos de madera o metal y están disponibles con dos, cuatro o cinco cajones. Los archivos de dos cajones se producen para que coincidan con las alturas de los escritorios estándar como una cuestión de compatibilidad laboral. Normalmente, los archivos verticales de cinco cajones miden 60 pulgadas de alto y no se usan comúnmente en las oficinas de trabajo porque los cajones superiores son demasiado altos para un fácil acceso. Se utilizan en áreas de almacenamiento masivo donde el espacio es escaso. Los archivos verticales se suministran en dos tamaños de cajones básicos para acomodar documentos de tamaño estándar y legal.
Sistemas de archivo lateral
Los archivos laterales ofrecen algunas ventajas distintas sobre los archivos verticales. Pueden acomodar documentos de tamaño carta y legal. Los archivos laterales generalmente brindan hasta un tercio más de espacio para archivar que los cajones de archivos verticales. Debido a que están disponibles en altura de escritorio, tienen el doble propósito de archivar y credenza. Ambos cajones son fácilmente accesibles mientras está sentado. Donde la estación de trabajo requiere disponibilidad y repetición de ciertos archivos, el archivo lateral es una solución de archivo ideal. Solo por esta función, son el sistema de archivo preferido para ejecutivos y profesionales.
Consejos de presentación
Al elegir archivadores para su negocio, preste especial atención a la forma en que se utilizarán los archivos y a qué personal. Los representantes de ventas internas o las personas de soporte técnico que necesitan un acceso rápido a los documentos recibirán un mejor servicio con sistemas de archivo lateral. Es mejor consultar con profesionales de la presentación antes de comprometerse con la presentación lateral o vertical. Los proveedores de equipos de oficina grandes tienen personal capacitado disponible para recomendar el tipo de archivo más eficiente para una empresa comercial determinada. Ofrecerán esquemas de planificación y diseño como parte del proceso de venta.
Opciones a considerar
Al considerar los sistemas de archivos, consulte con varias empresas de suministros de oficina para asegurarse de que obtiene lo mejor por su dinero. Considere los posibles ahorros comprando artículos usados de concesionarios o en subastas. Si las finanzas están ajustadas, considere la opción de arrendar el equipo de archivo requerido.
