Muchas organizaciones sin fines de lucro y educativas necesitan apoyo filantrópico para sostener las operaciones. Un banquete para recaudar fondos es una de las mejores maneras de recaudar fondos para programas de arte, escuelas, hospitales, grupos de defensa y otros. Estos eventos pueden parecer complicados de planificar y organizar. Comience con una buena lista de verificación, cree un calendario y pida ayuda a los voluntarios. Comience meses antes de la fecha del banquete y reserve su ubicación, catering, talento y entretenimiento antes de tiempo.
Programe el evento y compre un libro de planificación o cuaderno (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) estrictamente para el evento. Mantenga una carpeta para registros, contactos, tarjetas de visita, recibos, listas de voluntarios, reservas, menús y todos los detalles que surgirán antes, durante y después del evento. Obtenga un ayudante lo antes posible, como un coordinador de voluntarios, y comience a delegar tareas.
Presupueste el evento. Una vez que conozca la cantidad máxima de empleados en la sede, calcule el costo de asignación por persona para comidas, bebidas, bolsas de regalo y otros artículos de la lista. Calcule los costos de cada entrada en la lista de verificación, como equipo, costos de personal, alquileres, tarifas de servicio, propinas, etc. Los precios de los boletos y los fondos recaudados cubrirán estos costos, pero el desembolso inicial incluirá una serie de depósitos y costos anticipados.
Localice y asegure una instalación para celebrar el banquete. Este puede ser un hotel importante, un gran restaurante que acoge fiestas privadas, un bed and breakfast o una mansión histórica. Necesitará conocer la capacidad máxima para no extender demasiado las invitaciones de los invitados, o vender más boletos de los que permita el espacio. La mayoría de los establecimientos de calidad tendrán personal para ayudar a la planificación, así como servicios de catering y otros servicios internos.
Reserva tu maestro de ceremonias (MC). Consulte con las agencias de talento locales. Si desea reservar un acto de "nombre" o una celebridad, deberá comenzar mucho antes de la fecha prevista, ya que algunos tienen horarios muy ocupados. Póngase en contacto con agentes y gestores de entretenimiento y reserve todo el talento.
Solicite invitaciones, boletos, programas y cualquier otro material impreso, como folletos de la organización para los cuales se están recaudando fondos. Si va a realizar una subasta, comience a recibir artículos donados. Un equipo de voluntarios puede manejar esa responsabilidad. Las subastas silenciosas no necesitarán un subastador, pero sí una subasta de licitación. Decida si su MC lo hará o si necesita un especialista por separado. Envíe las invitaciones a la lista de donantes de la organización. Asegúrese de tener en cuenta que el evento es semi-formal. Especifique cualquier cosa en particular, los invitados deberán saber más allá de la fecha, la hora, el lugar y los invitados especiales o de entretenimiento. Asegúrese de promover su subasta.
Anuncie el evento a través de boletines, publicidad en línea, periódicos locales y estaciones de radio que llevan anuncios de servicio público (Public Service Announcements) para organizaciones sin fines de lucro. Las estaciones de televisión locales también pueden tener un calendario de eventos, y los programas de noticias locales pueden hacer una entrevista corta o un enchufe para el evento, así que tenga todos los detalles listos.
Hable con el chef del lugar o forme una fila fuera del catering. Decida si desea tener un buffet o un servicio completo, comidas plateadas. Dígale su presupuesto y el recuento esperado. Esto se puede finalizar cuanto más se acerque, pero siempre es mejor prepararse para más personas de lo que espera que no satisfacer las necesidades reales.
Manténgase en contacto regular con voluntarios, compañeros de trabajo y todo el personal que trabaja en el evento. Asigne un asistente especial a cada celebridad o grupo de entretenimiento para ayudar con cualquier cosa durante el evento. Reúnase con todos los voluntarios con anticipación para asegurarse de que saben cómo vestirse, qué hacer, dónde estar, cuándo, etc.
Llegue a la ubicación del evento mucho antes en el día para decorar y configurar el espacio. Si sale para prepararse, regrese con tiempo suficiente para conocer a invitados especiales, celebridades y entretenimiento y diríjalos a donde se sentarán, trabajarán o esperarán detrás del escenario. Si tiene una banda en vivo, aparecerán temprano para configurar y hacer pruebas de sonido. Supervise que los detalles finales se unan y disfrute del evento. Después, asegúrese de que todo esté limpio y que todo el personal o el personal clave reciban su pago. Recoja los sobres de donación y entréguelos a la persona apropiada que representa a la organización.
