Un presupuesto se refiere a un documento escrito que detalla las formas en que una organización asignará su dinero. Como jefe de la empresa, debe decidir si el control presupuestario le corresponderá a usted o a sus gerentes. Hay cuatro aplicaciones de control presupuestario, como lo señala Michael Armstrong en "Un manual de técnicas de gestión: una guía completa para alcanzar la excelencia gerencial y la mejora en la toma de decisiones".
Planificación
El documento presupuestario se crea a través de un sistema de planificación. Si desarrolla el presupuesto por sí mismo, puede comenzar con el presupuesto del año pasado. Su presupuesto deberá incluir todos los ingresos que proyecte y cómo lo gastará. Parte de la etapa de planificación requiere priorizar diferentes necesidades comerciales. Es posible que tenga que tomar decisiones difíciles, como contratar a una persona adicional este año y pagar costos de energía más altos. Su documento de presupuesto debe reflejar todos los aspectos de su planificación y priorización. Si deja de lado importantes consideraciones presupuestarias, podría enfrentar un déficit durante el año presupuestario.
Medición
Una vez que se finaliza el documento del presupuesto, los gerentes de cada departamento son responsables de los gastos discrecionales, como suministros, costos de impresión y nómina, al tiempo que mantienen su asignación presupuestaria. Necesita un sistema financiero para hacer un seguimiento de los gastos por cada línea en el presupuesto. La capacidad de cada gerente para atenerse a su presupuesto afectará su rentabilidad y posición financiera como empresa.
Comparación
Al utilizar el sistema de medición, puede comparar los gastos reales con los gastos presupuestados yendo línea por línea en el documento del presupuesto. Debe determinar si hay algún gasto excesivo y en qué lugar de la empresa se produce. Podría ser que ciertos departamentos gasten en exceso, y necesitan que se ajuste su control presupuestario, o podría ser que los gerentes de esos departamentos puedan justificar los casos de gastos excesivos al explicar costos inesperados, como el aumento de precios de un proveedor durante el año comercial.
Controlar
Debe tomar medidas una vez que haya estudiado cómo está gastando cada departamento dentro o sobre su presupuesto asignado. Cualquier acción que tome para lograr que un departamento aumente o disminuya su gasto equivale a control. En circunstancias extremas, como cuando no puede hacer que los gerentes controlen el gasto y se adhieran a su presupuesto, pueden quitar el control presupuestario. Todos los gastos que se realizan de acuerdo con el documento del presupuesto anual ayudan a la empresa a mantener su enfoque en los objetivos estratégicos.
