Una agenda es una lista de temas que se presentarán y discutirán durante una reunión. Las agendas son útiles para muchas reuniones, como las de instituciones gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro y empresas. Las agendas generalmente incluyen una lectura de las actas o notas de la última reunión, anuncios relevantes, una revisión de los temas para discusión y una votación nominal.Si bien las agendas toman tiempo para configurarse, a largo plazo pueden ahorrar tiempo y recursos.
Completar los objetivos de discusión
Las agendas proporcionan un resumen de los temas de discusión. El esquema evita que el moderador o los miembros de la reunión olviden temas importantes para presentar. Cuando se discuten a fondo todos los temas, se pueden tomar decisiones valiosas como grupo durante la reunión en lugar de hacer planes apresuradamente fuera de la reunión. Los aportes y sugerencias desde una variedad de perspectivas mejoran la calidad del desempeño de los miembros.
Ayuda a comunicar noticias importantes
Las agendas brindan una oportunidad para informar a los miembros a través de anuncios sobre eventos críticos, objetivos y tareas. Las agendas permiten a los miembros que podrían no tener acceso a todos los miembros de la organización anunciar noticias importantes y escuchar noticias de interés. Sin una agenda, los anuncios no pueden ser comunicados a todos los miembros, lo que puede resultar en confusión y resentimiento. Las agendas también recapitulan reuniones anteriores para ayudar a los miembros a revisar el progreso realizado y reducir el enfoque de la reunión actual.
Proporciona igualdad de oportunidades para contribuir
Las agendas generalmente mencionan los temas que se discutirán para la próxima reunión. Esto les da a los miembros la oportunidad de reflexionar sobre los temas de discusión antes de la reunión. En muchas reuniones, los miembros abiertos están más que ansiosos por participar, mientras que las personas reservadas pueden tener más dudas. Sin embargo, saber qué se va a discutir les permite a los miembros investigar temas de interés, pensar cómo se aplican los temas a su reino y luego hacer contribuciones reflexivas y de calidad en la reunión.
Organiza reunión
Una agenda prioriza las actividades más importantes, aumenta la productividad y enfoca a los miembros. La mera presencia de una agenda crea una atmósfera formal y desalienta a los miembros de perder el tiempo. La agenda prepara al moderador y fomenta la coherencia y la organización. Una agenda también establece los objetivos y da a los miembros una meta. Esto organiza los pensamientos de los miembros, la dirección de la reunión y la acción después de la reunión.
Contribuye a los archivos
Una colección de agendas pasadas es un registro ideal para instituciones externas e internas, organizaciones y el público para ver el progreso de su organización. La documentación ayuda al público y a los miembros de la organización a evaluar decisiones pasadas, recordarles eventos anteriores o figuras importantes y formular metas factibles. El pase de lista también ayuda a la administración a determinar los miembros más dedicados al contar la asistencia y revisar las contribuciones a la reunión. Esto puede ayudar con las decisiones sobre qué miembros promover o asignar la función de dirigirse al público.
