La contabilidad es importante para las empresas como una forma de documentar la actividad financiera y aprender de los números. Su negocio necesita contabilidad básica para informar los ingresos en los formularios de impuestos y realizar un seguimiento de los fondos que entran y salen de sus cuentas bancarias. Pero la información contable también proporciona información valiosa sobre las operaciones, mostrando tendencias y oportunidades que pueden ayudar a que su empresa sea más rentable. Las agencias de informes tributarios requieren que usted mantenga los libros en un nivel mínimo que rastree los ingresos y gastos. Pero si tiene la unidad y el interés, puede llevar sus procesos contables a un nivel completamente diferente, y usarlos para crear un negocio más inteligente y financieramente más viable.
Tipos de empresas contables que necesitan
Seguimiento de ingresos y gastos: Se requiere que su empresa complete formularios de impuestos basados tanto en ingresos brutos como en ingresos netos. Los impuestos estatales y locales sobre el consumo se calculan como un porcentaje de los ingresos. Los impuestos federales, estatales y federales sobre la renta se basan en su ganancia neta después de restar los gastos deducibles de los ingresos brutos. Para calcular estos montos correctamente, su empresa debe rastrear y contar los ingresos brutos como la base de los números de ingresos, y sumar todos los gastos como la base para las deducciones del negocio. Cuando informe ingresos brutos, deberá desglosar sus ganancias en categorías tales como ventas al por mayor y al por menor. Al calcular la ganancia neta para los impuestos sobre la renta, también tendrá que dividir los gastos en categorías, tales como materiales, nómina, alquiler, servicios públicos y gastos de auto.
Cálculo de la nómina: Además de calcular cuánto pagar a cada empleado según el salario o el salario y las horas trabajadas, su empresa también debe retener y pagar el Seguro Social, el Medicare y los impuestos sobre la renta que sus empleados adeudan, junto con las contribuciones correspondientes del empleador para el Seguro Social y Medicare. También tendrá que pagar el seguro de desempleo y el seguro industrial en los fondos de su estado, según la cantidad de trabajo de sus empleados y cuánto ganan. Su empresa necesitará un sistema de contabilidad de nómina completo y actualizado para realizar un seguimiento de estos números y pagar todos los impuestos de nómina y presentar todos los informes de impuestos de nómina a su vencimiento.
Contabilidad de flujos de efectivo: Su sistema de contabilidad también debe incluir herramientas para rastrear la disponibilidad y la necesidad de efectivo. Si utiliza un sistema de contabilidad basado en efectivo, sus cifras semanales y mensuales le darán una idea razonablemente buena de cuánto está entrando y saliendo. Si utiliza el sistema de contabilidad de acumulación, puede registrar una venta como ingreso antes de que se le haya pagado, por lo que necesita otra forma de controlar la disponibilidad de efectivo. Ya sea que use un sistema de efectivo o de acumulación, su flujo de efectivo también puede no correlacionarse directamente con sus ingresos y gastos reportados si está devolviendo préstamos, o si está depreciando el equipo que ya compró.
Balances: Una hoja de balance es una instantánea de su situación financiera en un momento determinado. Incluye información sobre lo que posee y lo que debe. Su lista de activos incluirá efectivo en el banco, el equipo que ha comprado menos la cantidad que se ha depreciado y las cuentas por cobrar o sumas que se le adeudan por las ventas que ya ha realizado. La lista de pasivos en su balance general incluirá saldos adeudados de préstamos y tarjetas de crédito y deudas a corto plazo que haya acumulado, como cuentas por pagar y facturas pendientes de servicios públicos. Al restar sus pasivos de sus activos, su balance muestra el valor neto actual de su empresa. Cuando crea hojas de balance a lo largo del tiempo, puede ver cómo sus ganancias y gastos se han acumulado y creado riqueza o deuda.Una hoja de balance también muestra cuánto de su patrimonio neto es líquido, y cuánto está atado en activos que no proporcionan efectivo disponible.
Informes operativos: Además de los informes contables que las agencias tributarias y los prestamistas deben completar en su negocio, puede crear informes personalizados que rastreen todo, desde el valor en dólares del producto que su línea produce en una hora, hasta las cifras de ventas de cada una de sus ventas. personal. Estos números son críticos para tomar decisiones estratégicas. Pueden ayudarlo a identificar qué aspectos de su negocio producen el mayor beneficio y son los que más vale la pena cultivar. También pueden llamar su atención sobre dificultades que pueden corregirse, como aspectos de la producción que llevan demasiado tiempo y cuestan demasiado.
Cómo las empresas pueden hacer contabilidad
Su empresa puede hacer su contabilidad interna o contratar a un profesional externo para que lo ayude con el proceso. Muchas compañías utilizan un híbrido de estos dos enfoques, haciendo que el personal interno complete algunas tareas como la contabilidad básica y luego contrate a un contador externo para completar los impuestos anuales.
La contabilidad interna ofrece el beneficio de tener a alguien que conoce su negocio en profundidad, registrando sus ganancias y gastos. Un contador que esté profundamente involucrado con su negocio podrá identificar y clasificar los artículos en los recibos, determinando si se trata de materiales incluidos en el costo de los bienes vendidos o los suministros que necesita para la organización detrás de escena. Sin embargo, un contador interno puede no tener la experiencia profesional que un forastero puede aportar a la mezcla. Este conocimiento es útil para crear sistemas como su configuración de contabilidad inicial y también para captar matices como gastos que no son deducibles legítimamente.
Un contador externo puede aportar experiencia y perspectiva a los procesos contables de su empresa. Como profesional, este contador de libros probablemente ha visto los libros de una variedad de negocios y puede mostrarle cómo actualizar sus sistemas para que le brinden la información que necesita y otros profesionales, como banqueros y auditores de impuestos, puedan entenderlo. Sin embargo, un forastero no puede hacer un trabajo tan bueno como un conocedor para comprender cómo funciona su negocio y qué información le puede resultar más útil. Por ejemplo, su contador probablemente no entenderá los tipos de inventario que lleva desde el punto de vista de un comerciante. Sin embargo, la información sobre cómo se mueven las diferentes categorías de mercancías puede ser vital para ajustar su compra.
Tipos de software de contabilidad para empresas
Software de contabilidad en línea: Los programas de contabilidad en línea le ofrecen la ventaja de sincronizar su sistema de contabilidad con sus cuentas bancarias. Este enfoque hace que sea más fácil ingresar transacciones simplemente encontrándolas en sus fuentes bancarias y luego haciendo clic en los botones correctos. Esta función reduce la posibilidad de que pierda un gasto, como lo haría si estuviera comenzando con recibos en papel y perdió uno. El uso de software de contabilidad en línea también le permite acceder a su programa de contabilidad desde cualquier computadora, en lugar de tener que usar su propio escritorio. Sin embargo, los programas de contabilidad en línea toman más tiempo que las versiones de escritorio para procesar cada transacción, y esta vez se acumula cuando se hacen docenas de entradas. Además, la práctica de hacer coincidir recibos con fuentes bancarias puede ser lenta y engorrosa, y este paso es necesario si una sola compra incluye artículos en múltiples categorías, como materiales y suministros. QuickBooks es el software de contabilidad en línea más popular y mejor calificado. Xero es muy apreciado por los usuarios de Mac, y Zoho funciona especialmente bien para empresas muy pequeñas.
Software de contabilidad de escritorio: Aunque los programas de contabilidad en línea han ido creciendo en popularidad, las versiones de escritorio aún ofrecen ventajas para muchos usuarios. Puede comprar un programa de contabilidad de escritorio con una sola compra, mientras que los programas en línea cobran una tarifa mensual continua. Cuando usa un programa de escritorio, toda su información está fácilmente disponible en su propia computadora, en lugar de estar situada en la nube, donde es vulnerable a problemas de seguridad y fallas generalizadas del sistema. Los sistemas de contabilidad de escritorio tienden a ser mucho más simples que los sistemas basados en la nube, lo que facilita la localización e identificación de errores e inconsistencias. Debido a su relativa simplicidad, los sistemas de escritorio también son más fáciles de adaptar a las necesidades individuales de su empresa.
Sistemas de contabilidad personalizados y manuales.
En realidad, no necesita ningún software de contabilidad si su negocio es pequeño y sus necesidades son simples. Puede diseñar hojas de cálculo con Excel o Google Sheets que lo ayuden a rastrear y agregar las variables que necesita saber, como los gastos categorizados y los ingresos continuos. Estos programas lo ayudarán a mantener y organizar su información de la manera que sea más adecuada para su negocio, y las hojas de cálculo de fabricación propia crean sistemas contables perfectamente legítimos siempre que le indiquen lo que necesita saber para pagar sus impuestos y comprender sus operaciones. Por ejemplo, puede configurar un sistema de nómina que registre las horas dedicadas a tareas específicas, como la producción. Luego, puede usar estas cifras para calcular el valor promedio en dólares de un producto fabricado por hora de producción y puede observar la forma en que esta cifra cambia semana a semana.
Pero ni siquiera necesita una computadora para hacer contabilidad empresarial. Es perfectamente legítimo mantener libros de contabilidad manuscritos, como lo han hecho los dueños de negocios durante siglos. Las tiendas de suministros de oficina venden libros contables con columnas del tamaño adecuado, y puede usarlos para enumerar y clasificar los ingresos y gastos. Con un sistema de contabilidad manual, tiene que sumar todas las cifras a mano, lo que aumenta considerablemente la cantidad de tiempo que dedica a la contabilidad. Sin embargo, los sistemas de contabilidad manual no son vulnerables a los tipos de fallas en la computadora y los riesgos de pérdida de datos que encuentra con los sistemas computarizados. Es cierto que su casa podría quemarse y usted podría perder su libro mayor, pero las fallas de hardware son considerablemente más comunes que los incendios de casas.
Contabilidad de entrada única y entrada doble
Si su negocio es pequeño y relativamente simple, también puede elegir entre contabilidad con doble entrada o simple. Un sistema de una sola entrada simplemente rastrea lo que ha gastado y ganado, y cuenta estas sumas. Si usa un libro mayor a mano o si ha creado sus propias hojas de cálculo, lo más probable es que esté usando la contabilidad de una sola entrada. Un sistema de doble entrada sincroniza su información contable con sus cuentas bancarias y otra información relevante para su balance general. Cada vez que note que su empresa ha obtenido ingresos, creará (o su software de contabilidad hará) una entrada correspondiente que muestre dónde aparece ese dinero en su negocio, como en una cuenta bancaria en particular. De manera similar, cada vez que paga un gasto, un sistema de doble entrada muestra cómo su empresa ha gastado el dinero. No hay ningún requisito legal de que mantenga un sistema de contabilidad de doble entrada, pero si mantiene libros de una sola entrada, debe desarrollar una forma de comparar y conciliar su sistema de contabilidad con sus activos actuales.
Elegir el sistema de contabilidad correcto
No existe un sistema contable adecuado para cada negocio. Al elegir cómo configurar los libros de su empresa, considere qué tipo de información necesita más y qué recursos está dispuesto a dedicar para obtenerla. Si odias trabajar con números y ellos apenas tienen sentido para ti, contrata a un profesional externo pero aún así intenta aprender lo más que puedas para comprender los informes que recibes. Si tiene el tiempo y el interés, haga la mayor cantidad posible de su propia contabilidad. La información que compile será relevante y significativa, y obtendrá información valiosa sobre cómo su negocio puede ser más exitoso.
