Los enfoques de los sistemas para la comunicación organizacional consideran la comunicación como un elemento fundamental de todo el negocio, por dentro y por fuera. En lugar de separar los procesos de comunicación en silos, la comunicación se administra a nivel del sistema para garantizar que la mensajería sea coherente y alineada. Es una filosofía importante para las organizaciones que desean asegurar que sus audiencias reciban los mismos mensajes, en el momento adecuado y a través de los canales de comunicación apropiados. Algunos conceptos clave de los enfoques de sistemas incluyen la interdependencia de los objetivos y sus atributos, el holismo, la búsqueda de objetivos y las entradas / salidas.
Interdependencia
Los enfoques de sistemas para la comunicación reconocen que las muchas formas de comunicación organizacional que existen tanto dentro como fuera de las organizaciones están íntimamente relacionadas y, por lo tanto, son interdependientes. Por ejemplo, una comunicación del CEO en una reunión de toda la empresa puede resultar en un elemento del boletín informativo de la organización, una publicación en la intranet de la empresa y tal vez incluso una entrevista por parte de los medios locales. Al reconocer esta interdependencia, las organizaciones pueden planificar y estructurar mejor sus comunicaciones para tener en cuenta todos los canales potenciales. Así, por ejemplo, una empresa puede desear programar sus comunicaciones para comunicarse primero con las audiencias internas, luego con las audiencias clave de los clientes y, en última instancia, con las audiencias de los consumidores en general. La coordinación y distribución cuidadosa de los mensajes garantizará que las audiencias adecuadas reciban los mensajes correctos en el momento adecuado.
Holismo
El holismo es un enfoque que analiza la suma de varias actividades en total, en lugar de las contribuciones individuales de los elementos individuales del enfoque. Esto es bastante común en el mundo de la publicidad donde los profesionales de marketing reconocen que los mensajes enviados a través de múltiples canales tienen un impacto multiplicativo mayor que la suma de las partes. Lo mismo ocurre cuando las organizaciones consideran un enfoque de sistemas para sus comunicaciones corporativas. Un solo mensaje enviado a través de múltiples canales tendrá un impacto mayor que la suma de cada uno de los impactos del mensaje individual.
Búsqueda de objetivos
Los enfoques de sistemas para la comunicación reconocen que hay un resultado deseado deseado que dará como resultado el éxito de la comunicación. El propósito de la comunicación organizacional debe estar orientado hacia un resultado deseado que podría incluir cosas como mejorar el compromiso de los empleados, aumentar la satisfacción del cliente, aumentar el conocimiento de iniciativas organizativas específicas, etc. A medida que se identifican las audiencias de comunicación, se crean los mensajes y se seleccionan los canales, los objetivos impulsan la formulación de las estrategias que, en última instancia, tienen la intención de lograr los resultados deseados. Entonces, por ejemplo, la compañía puede desear aumentar la preferencia por sus servicios en comparación con los competidores, cerrando una brecha entre estas preferencias en cierta cantidad. Las actividades de comunicación se diseñarán para cerrar la brecha y las mediciones futuras indicarían si se lograron los resultados.
Entradas y salidas
Es importante destacar que los sistemas efectivos son abiertos, no cerrados. Los enfoques de sistemas para la comunicación organizacional reconocen que la comunicación involucrará tanto entradas como salidas. Las organizaciones que se comunican de manera efectiva reconocen que no solo están enviando mensajes a audiencias clave, sino que también deben estar preparadas para recibir mensajes. Los aportes recibidos de diversas audiencias pueden utilizarse para orientar actividades futuras y pueden servir como indicaciones de la eficacia con la que se cumplen los objetivos. Los canales de medios sociales de hoy brindan una amplia gama de oportunidades para este tipo de comunicación bidireccional.
