Si bien muchos empresarios se enorgullecen de su capacidad para lanzar y administrar sus empresas sin capacitación formal en negocios, administrar un negocio sin sistemas y procedimientos puede reducir significativamente las posibilidades de éxito. Si bien puede parecer que programar sus actividades no lo ayudará a vender más, a administrar los gastos o a aumentar las ganancias, las ventajas de planificar su jornada laboral, los proyectos y las actividades regulares pueden marcar la diferencia entre obtener una ganancia y luchar por mantenerse a flote.
Mayor productividad y eficiencia
Un sistema de programación le ayuda a mantenerse en el camino para realizar proyectos importantes. Al revisar una lista de tareas todos los días, al menos, le recuerda los próximos plazos. Los sistemas de programación que priorizan sus proyectos lo ayudan a llegar primero a los proyectos más importantes. Cuando no usa un programa, el trabajo puede acumularse, lo que hace que tome atajos y dedique menos tiempo y esfuerzo al trabajo apresurado. Cuanto más tiempo tenga para terminar las tareas, mayor será la calidad del trabajo. El uso de la programación por computadora le permite enviar alertas de recordatorio a su escritorio o teléfono.
Reducción de sanciones financieras
Un sistema de programación puede ayudarlo a evitar la pérdida de pagos o el pago tardío de las deudas que adeuda. Cuando pierde los pagos con tarjeta de crédito y otras facturas, enfrenta cargos por pagos atrasados, también puede perder una tasa de transferencia de saldo introductoria sin intereses o puede aumentar la tasa de interés de su tarjeta de crédito. No hacer depósitos bancarios a tiempo puede llevar a cheques sin fondos que le cuestan las tarifas tanto al receptor del cheque como a su banco. Los pagos atrasados que aparecen en sus informes de crédito pueden disminuir su puntaje y su acceso a productos de crédito, como préstamos bancarios y tarjetas de crédito con tasas de interés bajas.
Mejor gestión de la cadena de suministro
Una cadena de suministro es la serie de procesos necesarios para que su producto sea fabricado y entregado a sus clientes. Por ejemplo, si crea widgets, su cadena de suministro incluye a las compañías que le venden los materiales para hacer los widgets, el servicio de entrega que lleva los materiales a sus instalaciones, sus instalaciones de producción y almacén y sus métodos de distribución. Si una parte de la cadena de suministro no está programada correctamente, interrumpe el resto de la cadena y puede retrasar la entrega de su producto a los clientes. Cuando los clientes no pueden obtener su producto de manera oportuna, es posible que vayan a otra parte.
Mejora de la planificación financiera
Los propietarios de pequeñas empresas a menudo luchan con el flujo de efectivo, que es el momento de los ingresos y gastos. Si planea pagar sus propias facturas cuando los clientes le pagan a usted, porque asume que pagarán a tiempo, puede terminar en una cuenta cuando las cuentas por cobrar son lentas. Programar sus términos de crédito, ventas, entregas y cuentas por cobrar para darle suficiente tiempo para pagar las facturas le ayuda a planificar mejor sus finanzas. Si tiene implementado un cronograma de informes financieros, puede transferir dinero de una cuenta a otra, o solicitar un préstamo puente cuando sea necesario para realizar sus pagos.
Mejor gestión de proyectos
Las empresas confían en proyectos para gestionar todo, desde marketing hasta producción y búsquedas de ejecutivos. Los proyectos a menudo incluyen varias fases o equipos, y sin horarios estrictos, pueden desviarse. Por ejemplo, un constructor de casas no puede programar a los electricistas hasta que la casa esté enmarcada. Si los electricistas no pueden hacer su trabajo, esto detiene a los contratistas de paneles de yeso, pintura y alfombras. Si el constructor no está listo para sus contratistas a la hora acordada, es posible que los contratistas no puedan regresar cuando el constructor esté listo porque tienen otros trabajos programados. Los sistemas de programación de proyectos deben incluir amortiguadores de plazos que tengan en cuenta la posibilidad de retrasos en una parte del proyecto.
