Los viajes relacionados con el trabajo pueden ser una ventaja o una carga dependiendo del destino y la naturaleza del trabajo allí. Los empleados que viajan pueden ser responsables de sus propios gastos, o pueden recibir una compensación de un empleador. Los empleadores que pagan los gastos de viaje de los empleados pueden reembolsar los costos, proporcionar a los empleados cuentas de gastos u ofrecer pagos diarios antes del viaje. "Per diem" es en latín "por día" y se presenta en forma de tarifa plana para cada día de viaje.
Compañía de Policías
Los empleadores son responsables de establecer sus propias políticas de viáticos en términos de qué empleados reciben el pago y cuánto reciben. Los empleadores tienen la libertad de elegir entre reembolsar a los empleados después de su viaje y pagar los viáticos por adelantado, si optan por ofrecer una compensación por el viaje. Además, los empleadores pueden establecer límites que regulan cuánto puede recibir un empleado individual por día en el transcurso de un año o en un solo viaje. Al igual que con las asignaciones de trabajo y otras formas de compensación, los empleadores enfrentan multas y acciones legales si discriminan entre los trabajadores por motivos de género, raza o religión cuando pagan un viático.
Asignaciones por día
El Departamento de Estado de los EE. UU. Ofrece una lista de tarifas por día, conocidas como subsidios por día, como guía para los empleadores. Estas tarifas varían según la ubicación a la que viaja un empleado. La asignación de viáticos enumera las cantidades en dólares para alimentos y alojamiento en cada ubicación. Los estados proporcionan sus propios subsidios diarios, que pueden ser más altos o más bajos que los niveles federales de subsidio. Sin embargo, las asignaciones estatales generalmente se refieren a viajes dentro del estado, mientras que las asignaciones federales enumeran las tarifas diarias para viajes al extranjero.
Impuestos
El Servicio de Impuestos Internos, así como los departamentos estatales de tributación, requieren que los empleadores informen el pago de viáticos a efectos de impuestos solo cuando excede la asignación de viáticos. Los empleadores que ofrecen tarifas de viáticos en o por debajo de los niveles de asignación estatales y federales no necesitan reportar el pago, ni tampoco deben agregarlo a los registros de nómina. Del mismo modo, los trabajadores que reciben viáticos no necesitan reclamar el impuesto sobre la renta a menos que exceda la asignación del gobierno. Sin embargo, los contribuyentes no pueden descontar los gastos de negocios cubiertos por viáticos o pagos de reembolso de sus empleadores.
Utilizar
Dado que los pagos de viáticos se conciben como un beneficio para los empleados que viajan, aquellos que reciben viáticos pueden utilizarlo como lo deseen. Algunas de las formas más comunes de uso diario incluyen el pago de hoteles, comidas, taxis y estacionamiento. Los empleados que exceden sus viáticos generalmente deben pagar la diferencia de sus gastos de viaje de su bolsillo. Por otro lado, aquellos que viajan modestamente pueden quedarse con el pago de viáticos adicionales que no gastan. Los empleados pueden pagar los costos de viaje con dinero en efectivo por día (o el dinero en efectivo que obtienen por cobrar un cheque por día) o con una tarjeta de crédito personal, utilizando el día para pagar el saldo más adelante.
